Wie man mit der Kanban-Methode produktiver wird

Heutzutage ist Produktivität ein wichtiger Bestandteil unseres Lebens geworden. Ganz gleich ob im Unternehmen oder im Alltag - wir möchten mehr erreichen und dabei möglichst geringen Aufwand betreiben. Je effektiver wir arbeiten, desto produktiver können wir sein. Mittlerweile gibt es viele Systeme, die genau das versprechen. Eins davon ist die Kanban-Methode.

Was ist Kanban?

Kanban ist ein sehr simples System, mit dem sich Produkte erstellen lassen. Ursprünglich stammt diese Methode von japanischen Unternehmen, die sie im Herstellungsprozess einsetzten. Mittlerweile ist sie weltweit bekannt und wird von vielen auch in ihrem Privatleben eingesetzt.

Grundsätzlich gibt es lediglich zwei Regeln, die man bei der Kanban-Methode beachten sollte:1. Visualisiere die Aufgaben!2. Reduziere die Aufgabenbereiche, die in Arbeit sind.

1. Visualisiere die Aufgaben!

2. Reduziere die Aufgabenbereiche, die in Arbeit sind.

Wie sollte man beim Kanban-System vorgehen?

Das Whiteboard sollte grundsätzlich in drei Spalten unterteilt werden. Alternativ kann die Methode auch auf einem DIN A4 Blatt oder im Notizbuch angewandt werden.

Die erste Spalte trägt den Namen „Todo“. Die zweite Spalte heißt „in Arbeit“ und die dritte „erledigt“. In der ersten Spalte werden alle Aufgaben erfasst, die noch zu tun sind. In der nächsten wird entschieden, welche Aufgaben im Moment angegangen werden. Und in der letzten Spalte wird erfasst, welche Aufgaben bereits erledigt sind.

Dabei sollten Sie unbedingt darauf achten, dass sie ihr Projekt nicht in eine einzige Aufgabe umwandeln. Unterteilen Sie Ihr Projekt lieber in viele verschiedene und kleine Aufgaben und erfassen Sie den Fortschritt von allen Teilbereichen.

Erfassen Sie alle Aufgabenbereiche

Im Kanban-System ist es besonders wichtig, alle Aufgabenbereiche zu erfassen und für jede eine eigene Zeile aufzumachen. Mithilfe von Post-it-Stickern können Sie Ihre Aufgaben auf das Whiteboard in die jeweilige To-do-Spalte kleben.

Achten Sie darauf, dass sie handlungsorientierte Verben verwenden, wenn sie ihre Aufgaben aufschreiben. Beispiel: Wenn sie gerade in einem Umzug sind, könnte eine Teilaufgabe „Eine Umzugsfirma beauftragen“ heißen.

Sobald sie bereit sind, an dieser Aufgabe zu arbeiten, verschieben sie ihren Post-It-Zettel einfach in die nächste Spalte „in Arbeit“. Erfahrungsgemäß hat sich gezeigt, dass man nicht allzu viele Aufgaben gleichzeitig in dieser Spalte haben sollte. Eine Faustregel besagt, dass drei Aufgaben vollkommen ausreichend sind. Erst wenn Sie diese erledigt haben, können Sie andere hinzufügen.

Das hilft Ihnen außerdem, ihren noch zu erledigenden Aufgaben besser zu visualisieren. Sobald eine Aufgabe fertig ist, müssen Sie sie nur noch in die letzte Spalte verschieben. Gleichzeitig können Sie eine neue Aufgabe von der ersten in die zweite Spalte kleben.

Regelmäßig überblicken

Kein Projektmanagement-System kann funktionieren, wenn es nicht regelmäßig überblickt und überarbeitet wird. Sie sollten es sich also zur Gewohnheit machen, ihr Kanban-Board in regelmäßigen Abständen anzuschauen und Aufgaben abzuarbeiten.

Während sie daran arbeiten, werden sie automatisch Aufgaben von der linken in die rechte Spalte verschieben. Auf diese Weise werden sie glücklicherweise geradezu dazu gezwungen, Prioritäten für Aufgaben zu setzen.

Der große Vorteil eines Kanban-Boards ist, dass es sehr befriedigend sein kann, Aufgaben von links nach rechts zu verschieben. Es motiviert dazu, an einer Sache weiterzuarbeiten. Während manche Aufgaben schnell und in kurzer Zeit erledigt sind, werden andere etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen. Das ist allerdings kein Problem, da das Kanban-Board zu jeder Zeit alle Aufgaben überblickt.

Selbst verständlich können Sie auch weitere Spalten hinzufügen. Allerdings sollten Sie besonders zu Anfang die drei aufgezeigten Spalten verwenden, um sich in das System einzuarbeiten. Sobald sie es beherrschen, können Sie weitere Bereiche hinzufügen wie zum Beispiel „in der Warteschlange“ oder „nächste Aufgabe“.

Handschriftlich oder digital?

Kanban-Boards können sowohl handschriftlich als auch digital eingesetzt werden. Es ist zu empfehlen, dass sie zuerst mit der handschriftlichen Methode beginnen, um sich an die Kanban-Methode zu gewöhnen. Sobald sie es angewandt und praktisch verstanden haben, sind Sie bereit für die digitale Version. Es gibt mittlerweile viele verschiedene Unternehmen, die online Kanban-Boards anbieten.

Diese haben den Vorteil, dass sie jederzeit griffbereit sind, beispielsweise auf dem Smartphone oder auf dem Tablet. Auf diese Weise können mehrere Teammitglieder ortsunabhängig auf das System zugreifen.