10 praktische Microsoft Teams-Features

Dieser Beitrag erschien auch auf emakinacee.com.

In den letzten Wochen schnellten die Nutzerzahlen für Microsoft Teams in die Höhe. Im November ’19 waren es noch 20 Millionen Daily Active Users, Mitte März dieses Jahres bereits 44 Millionen. Viele Unternehmen verwenden die Software zur Zusammenarbeit und Kommunikation in Zeiten des Homeoffice umso intensiver.

Microsoft Teams gibt es bereits seit drei Jahren, dabei wurde das Produkt immer wieder um zahlreiche Funktionen erweitert. Wir haben einige Features gelistet, die dir das Homeoffice-Leben erleichtern:

Um nicht ewig nach oben scrollen zu müssen, wenn du bestimmte Informationen suchst, gibt es die Möglichkeit, Nachrichten zu speichern. Fahr dazu über die Nachricht und klicke auf die drei Punkte, um weitere Optionen zu öffnen, und anschließend auf Speichern. Die gespeicherten Items findest du übrigens, wenn du auf dein Profilbild rechts oben klickst.

STRG+C und STRG+V sind die altbekannten Lieblinge, mit denen Kopieren und Einfügen schneller geht. Auch MS Teams hat Shortcuts, die ihr über STRG+. (Punkt) aufrufen könnt. Zum Beispiel: STRG+4 öffnet euren Kalender, mit STRG+O könnt ihr ein File anhängen. Außerdem gibt es Commands, die ihr in der Suchleiste oben mit / aufgelistet bekommt. Mit /saved ruft ihr etwa direkt eure gespeicherten Items aus Punkt 1. auf.

Brauchst du eine schnelle Übersetzung einer Nachricht? Vielleicht bist du in einer für dich neuen Sprache noch nicht so sattelfest? Dafür gibt es zum Glück die direkte Übersetzung von gesendeten und empfangenen Nachrichten. Rufe über die drei Punkte weitere Optionen auf. Der Text wird sofort in deiner Systemsprache angezeigt.

Die Wohnung wiedermal nicht aufgeräumt? Normalerweise bekommt das niemand mit, doch in Zeiten des Homeoffice kann man das Chaos im Wohnzimmer leider nicht so leicht verbergen. Auch dafür hat MS Teams eine Lösung. Bevor du einem Videocall beitrittst, kannst du die Option Background Blur auswählen, damit dein Gesicht im Vordergrund scharf bleibt und der Hintergrund verschwimmt. Das geht übrigens auch noch während laufenden Calls.

Um das Whiteboard im Meetingraum zu ersetzen, gibt es jetzt auch ein Feature für MS Teams. In Gruppenchats und -Calls könnt ihr auf einem Whiteboard gemeinsam Brainstormen und die Ergebnisse speichern. Dieses Feature ist derzeit noch nicht für Chats zu zweit verfügbar.

Um mit Personen außerhalb deiner Organisation zusammenzuarbeiten, gibt es die Möglichkeit, sie über einen sicheren Gästezugang zu vernetzen. Admins oder Team Owner können jeden mit einer gültigen E-Mail-Adresse einladen, um an eurem Channel teilzunehmen und je nach Berechtigung Files zu sehen und an Meetings teilzunehmen. Dazu muss die Person eure Einladung annehmen und einen Microsoft-Account erstellen. Achtung: Sprecht mit eurem Admin, denn dieser muss den Gästezugang vorher erst aktivieren.

Mit wenigen Klicks kannst du die Vorteile von Bots und einfachen Automation-Features auch in MS Teams nutzen. Es gibt einige Bots von Microsoft und zahlreiche andere Apps, die die Zusammenarbeit erleichtern.

• - Polly: Erstelle mit wenigen Klicks Umfragen in deinem Gruppenchat oder Channel. Welche Variante des Sujets gefällt euch am besten? Was wollt ihr heute Mittag essen?
• - Soapbox: Erstellt eine Agenda für dein Meeting, auf die alle Teilnehmer Zugriff haben. So wissen alle, worum es beim nächsten Call geht.
• - Hier findet ihr viele weitere Bots und Apps für Teams.
•  
• 8. Für Admins: Usage Reports

Als Admins könnt ihr euch Reports ansehen, die viel über die Aktivität der User verraten. Wann sind sie online, mit welchen Geräten, wie viele Messages versenden sie? Mit diesen Insights könnt ihr Trainings ansetzen, wenn sie nötig erscheinen, oder Kommunikationsmaßnahmen anpassen, zum Beispiel an höher frequentierte Zeiten. Kombiniert mit Daten über die Verwendung anderer Office 365-Apps, lassen sich Rückschlüsse über die Zusammenarbeit treffen und somit Entscheidung für Ressourcenverteilung abwägen.

Es gibt die üblichen Channels, zu denen jeder in der Organisation Zugriff hat. Zusätzlich gibt es private Channels, die ausschließlich für bestimmte Personen sichtbar sind. Egal, ob aus Compliance-Gründen oder wenn du eine Gruppe für spezielle Interessen oder Aktivitäten starten willst – ein privater Channel kann ziemlich nützlich sein.

Channels sind praktisch, um mit ganzen Teams zu kommunizieren. Wenn aber für jede Mittagspause mehrerer hundert Kollegen ein eigener Channel erstellt wird, verlieren alle schnell die Übersicht. Deshalb gibt es Gruppenchats, mit denen du schnell kommunizieren oder einfach deine Mittagsrunde koordinieren kannst. Klick dazu über deiner Chat-Liste auf Neue Nachricht und wähle jene Mitglieder aus, die du zur Gruppe hinzufügen möchtest. Den Gruppennamen kannst du jederzeit ändern.

Vielleicht sind es die Sekunden, die du durch Shortcuts sparst oder die Umfrage, die du mit Polly erstellt hast: Von einigen dieser Features kannst du sicherlich profitieren.

Du hast noch mehr Tipps & Tricks für Microsoft Teams? Erzähl uns doch davon!

Dieser Beitrag erschien auch auf emakinacee.com.