Das Organisieren und Umsetzen von Veranstaltungen ist durch die Pandemie zu einer wahren Herausforderung geworden – neben der Erfüllung von behördlichen Auflagen wie einem Präventionskonzept oder begrenzten Teilnehmerzahlen verlangt auch die Kommunikation mit den Gästen einer Veranstaltung nach neuen Wegen.
Mit dem digitalen Teilnehmermanagement von Invitario lassen sich einige der wichtigsten Anforderungen der Covid-19-Prävention erfüllen. Und zwar vor, während und nach einer Veranstaltung.
Über das zentrale Online-Tool von Invitario lassen sich nämlich alle Kontaktpunkte mit den Teilnehmern eines Events abbilden und großteils automatisieren. Das Spektrum reicht hier von der Erstellung der Gästeliste und dem Versenden personalisierter Einladungen über die Online-Anmeldung auf einer Eventwebsite bis zum kontaktlosen Check-in der Teilnehmer auf der Veranstaltung. Auch für hybride Events oder reine Online-Events kann das Teilnehmermanagement über Invitario erfolgen.
Die wichtigsten Funktionen im digitalen Teilnehmermanagement für die sichere Umsetzung von Veranstaltungen:
Online-Anmeldung
Alle Daten der Teilnehmer, die zur Umsetzung der Veranstaltung benötigt werden, lassen sich bequem und schnell über ein Anmeldeformular erfassen.
Datenschutzkonform
Die Verarbeitung der Daten erfolgt nach den strengen Anforderungen der DSGVO. Zusätzlich können wichtige Zustimmungserklärungen zum Datenschutz und zu einer möglichen Weitergabe von persönlichen Daten zum Zweck eines behördlichen Kontakt-Tracings eingeholt werden.
Kontingente und Wartelisten
Die Anzahl der möglichen Teilnehmer kann mit einem Limit begrenzt werden. Ist das Kontingent ausgeschöpft, schließt die Anmeldung automatisch. Optional kann eine Warteliste eingerichtet werden.
Zeitslot-Buchung
Teilen Sie Veranstaltungen in mehrere Termine auf, z. B. mit ausreichend zeitlichem Sicherheitsabstand. Für jeden Zeitslot können Datum, Uhrzeit, Kontingent und Ort eingestellt werden.
Kommunikation
Mit einer gut geplanten E-Mail-Kampagne bleibt die Veranstaltung in den Köpfen und gewinnt an Relevanz. Das Ergebnis ist in der Regel eine höhere Teilnehmerquote und ein besserer ROI des Events.
Absagen ermöglichen
So einfach wie die Online-Anmeldung zu einer Veranstaltung ist es für einen Teilnehmer auch, sich wieder abzumelden. Bei Abmeldungen können interessierte Teilnehmer von der Warteliste nachrutschen.
Digitaler Check-in und Check-out
Mit QR-Code-Tickets am Smartphone werden Teilnehmer mit Sicherheitsabstand binnen weniger Sekunden auf der Veranstaltung erfasst. Damit wird dokumentiert, welche Personen tatsächlich auf der Veranstaltung anwesend waren.
In unserem ausführlichen Guide „Covid-19 und Events“ erfahren Sie mehr über die Planung und sichere Umsetzung von Veranstaltungen im Kontext der Pandemie.
Erfahren Sie mehr über das smarte Teilnehmermanagement mit Invitario auf invitario.com
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