WIEN. Für hunderttausende österreichische Unternehmen ist die Registrierkassenpflicht mit 1. Jänner 2016 in Kraft getreten. Darüber hinaus muss die Kasse ein Jahr später, am 1. Jänner 2017, zusätzlich den speziellen Anforderungen der sogenannten Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV), entsprechen. Viele Firmen, die bereits eine Kasse haben, werden daher eine neue Version benötigen. Wer schon jetzt glaubt, die passende Lösung zu haben, könnte sich täuschen. Welche Kasse die Richtige ist und welche Lösung vernünftig ist, weiß Markus Knasmüller, Abteilungsleiter für Software-Entwicklung bei BMD-Systemhaus in Steyr. „Wesentlich für die Entscheidung ist immer, welches Kassensystem derzeit im Einsatz ist. Ist bereits ein zufriedenstellendes System vorhanden, ist ein Wechsel nicht sinnvoll, sofern das bisherige System auf die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) umgestellt werden kann. Die Kosten für das bestehende System werden sicherlich geringer sein als für ein neues System“, sagt Knasmüller.
Vorsicht bei Warenwirtschaftssystemen
Da mit Warenwirtschaftssystemen häufig Barrechnungen ausgestellt werden, gilt auch hier die Registrierkassenpflicht. Ohne Anlassfall, wie Knasmüller erklärt: „Für viele kommt dies durchaus überraschend, denn Rechnungen, die oft ohnehin zum Vorsteuerabzug berechtigen kann sowieso kaum manipuliert werden. Dazu kommt, dass durch die Auslegung der Finanzbehörde auch Rechnungen, die mit Zahlschein ausgesendet werden, aber dann erst Tage später doch bar (bzw. mit Kreditkarte) bezahlt werden, diese ebenfalls registrierkassenpflichtig werden.“ In diesem Falle wäre es sinnvoll, dass das Warenwirtschaftssystem entsprechend adaptiert wird: Entweder werden die Barrechnungen einfach signiert oder es wird zusätzlich ein Kassenbon ausgestellt. Wesentlich ist, dass die RKSV umgesetzt wird.
Wenn jemand weder Kasse noch Warenwirtschaftssystem hat muss die Situation genau betrachtet werden: „Ist man mobil unterwegs, wie viele verschiedene Artikel hat man, welcher Platz ist vorhanden, wie schnell muss kassiert werden - das sind die wesentlichsten Fragen.“ Wenn ein mobiles Unternehmen, das Mobiltelefon als Kasse verwenden möchte, muss folgendes beachtet werden: ständiger Internetempfang und bei Verwendung im Freien, ein wetterunempfindliches Smartphone. „Dies sind meist besondere Produkte, die etwa speziellen Schutzarten unterliegen. Da passiert zum Beispiel nichts, wenn es ins Wasser fällt.“ Besser als das Smartphone ist das Tablet, dieses soll vorzugsweise fixiert werden, damit es nicht „abhandenkommt“, so der Expertentipp. Sowohl Smartphone als auch Tablet sind also – in Kombination mit einem Bluetooth-fähigen mobilen Bondrucker geeignete Registrierkassen.
„Aber nicht nur bei mobilen Lösungen kann ein Smartphone oder Tablet die beste Wahl sein, auch wenn direkt in der Betriebsstätte kassiert wird, kann es eine praktikable Lösung sein. Dann aber steht es in Konkurrenz zu PC-Kassen (Typ 3-Kassen) und zu konventionellen elektronischen Registrierkassen (Typ 2-Kassen). Auch hier muss es nicht immer die komplette Version mit Geldlade, Scanner und Bondrucker sein“, erklärt Knasmüller. Ein normaler Stand-PC (oder Laptop) mit einer gewöhnlichen Brieftasche und einem normalen A4-Drucker ist ebenso möglich und mit der entsprechenden Kassensoftware wahrscheinlich eine günstige Lösung. Es kommt auf die speziellen Anforderungen, die ein Unternehmen hat an, deswegen sollte es diese unbedingt vorher reflektieren. Einige davon könnten sein: Schnelligkeit des Kassiervorgangs, die Notwendigkeit eines Scanners (bei vielen Produkten) oder eines Abwiegens der Waren sowie eines Bankomat-Terminals, u.v.m..
Preisfrage
Nicht zuletzt wird für viele aber der Preis ein Hauptkriterium sein. Gerade hier ist aber ein genauer Blick wichtig, zumal zu viele verlockende Angebote am Markt sind, die etwa mit günstigsten Preisen – dafür aber monatlich gerechnet – werben. „In Wahrheit sind diese Kassenlösungen aber oftmals deutlich teurer als andere Produkte. Hier ist es ratsam zu untersuchen, was eine Kasse in einem Zeitraum von fünf Jahren kostet und ob danach eine vollständig funktionsfähige Kasse vorhanden ist oder nicht, weil nur Monatsmieten bezahlt werden“, sagt Knasmüller abschließend. (nn)