WIEN. Thomas Havranek ist Partner von HFP Steuerberater, einer der ersten Steuerberater in Österreich, die ihren Klienten eine beleglose Abwicklung ermöglichen. HFP hilft ihren Klienten, durch die beleglose Buchführung bis zu zwei Drittel ihrer bisherigen Kosten für Belegadministration einzusparen. „Wenn Klienten ihre Rechnungen für die Buchhaltung einscannen und elektronisch an uns übermitteln, sparen sie im zweiten Jahr bereits bis zu 40 Prozent“, sagt Havranek. Der beleglose Steuerberater will mit seiner neuen Lösung vor allem Freiberufler, Gewerbetreibende und Dienstleistungsunternehmen ansprechen.
Online-Belegverwaltung
Mit der webbasierten Software können die Klienten von HFP die eingelesenen Belege mit allen Auswertungen jederzeit auf der Online-Plattform einsehen. Rechnungen können vom Unternehmen selbst nur noch elektronisch erstellt und gespeichert werden. „Die Belegverwaltung und der Austausch der Belege erfolgen online, die Belegverbuchung automatisiert sich“, sagt der Steuerberater. „Viele Abläufe werden dadurch einfacher, klar definiert und dokumentiert: Kompliziertes Ordnen, Ablegen oder Kopieren fallen weg.“
Damit müssen auch schwere Ordner nicht mehr zwischen der Buchhaltung des Klienten und dem Steuerberater hin- und hergeschickt werden. Auch die Mail-Korrespondenz verlagert sich auf die sichere Online-Plattform und verringert sich. Durch die Umstellung der internen Buchhaltung auf die beleglose Buchhaltung wird somit nicht nur Zeit und Geld, sondern auch Platz gespart.
Entsorgen der Originalbelege
„Mit der beleglosen Buchführung bewältigen wir die Papierberge aus Rechnungen, Überweisungen und Bankbelegen unserer Klienten rasch“, sagt Havranek. Ziel des beleglosen Steuerberaters ist eine effiziente und papierlose Buchhaltung. Alle Belege und Rechnungen von Dienstleistern und Lieferanten können auch nur noch elektronisch empfangen und mittels Drag and Drop einfach abgelegt werden. Papierrechnungen, die noch nicht digital zugestellt werden, werden eingescannt und hochgeladen; die Rechnungen werden dann am Bildschirm eingelesen und mit einem Buchungssatz verknüpft.
„Belege müssen somit nicht mehr lang gelagert, sondern können nach dem Einscannen sofort entsorgt werden; das ist durchjudiziert“, sagt Havranek und verweist darauf, dass die digitale Buchführung genauso wie bisher alle gesetzlichen und steuerrechtlichen Vorgaben und Veränderungen berücksichtigt. Die Klienten erhalten ihre Auswertungen per Post, E-Mail oder Online-Plattform. (red)