WIEN. „Aus Sicht des Veranstalters bieten digitale Lösungen – von der Einladung bis zum Check-in am Event – nur Vorteile gegenüber den klassischen, analogen Methoden. Neben mehr Effizienz und Übersicht im gesamten Einladungsprozess liegt einer der größten Vorteile in der Nachhaltigkeit digitaler Kommunikation”, so Invitario-Geschäftsführer Stefan Grossek.
Laut ihm können Unternehmen mit der Digitalisierung ihres Einladungs- und Teilnehmermanagements ihre CO2-Emissionen deutlich reduzieren und einen Schritt in Richtung eines nachhaltigen Eventmanagements setzen.
Kosten reduzieren
Der Veranstalter kann Kosten reduzieren und auf die vielfältigen Gestaltungsmöglichkeiten der digitalen Kommunikation zurückgreifen. Der Empfänger hingegen profitiert davon, mit nur einem Klick auf die Einladung reagieren zu können.
Am Ende kommen diese Vorteile der Umwelt zugute, fallen laut internationalen Studien doch pro versendeten Brief zumindest 40 g an CO2-Emissionen an (für Material und Versand). „Berücksichtigt man die für eine Veranstaltung typischen Drucksorten wie Save the Date, Einladung und Zutrittsberechtigung bzw. Ticket, dann kommen bereits zumindest 120 g CO2-Emissionen pro Teilnehmer zusammen. Bei einem Umstieg auf eine digitale Gästekommunikation lösen sich diese CO2-Emissionen im wahrsten Sinne des Wortes in Luft auf”, erklärt Grossek.
Erinnerungsfunktion
Immer mehr Unternehmen setzen laut Invitario auch auf einen digitalen Check-in der Event-Teilnehmer. Durch den Einsatz digitaler Tickets mit individuellem QR-Code, die entweder im Wallet oder als PDF auf einem Smartphone gespeichert werden können, entfällt für den Teilnehmer das Ausdrucken des Tickets. Außerdem: Das Smartphone zeigt das Ticket bereits Stunden vor der Veranstaltung am Display an und hat so auch eine Erinnerungsfunktion.
Auch am Check-in der Veranstaltung wird zunehmend digital gearbeitet: anstelle ausgedruckter Gästelisten kommen handliche und kabellose QR-Code-Scanner zum Einsatz. Diese erfassen den QR-Code eines Tickets innerhalb eines Sekundenbruchteils und „checken” den Teilnehmer auf der Veranstaltung ein; alternativ können Teilnehmer natürlich auch per Namenssuche erfasst werden.
Durch die Umsetzung der Zutrittskontrolle mittels digitaler Gästeliste erspart man sich auch den Ausdruck der klassischen Gästeliste.
Dazu kommen die Faktoren Sicherheit und Übersicht, erklärt Grossek: „Eine gedruckte Gästeliste erlaubt keine ‚Synchronisation' mit den ggf. vorhandenen weiteren Check-in-Stationen. So besteht die Möglichkeit, den Check-in ‚auszutricksen' und unter einem Namen mehrere Personen auf die Veranstaltung zu bringen.” Veranstalter mit digitaler Gästeliste würden zu jedem Zeitpunkt nicht nur wissen, wie viele Personen bereits eingetroffen sind, sondern auch, wer diese Personen sind.
„Digitale Lösungen sind nicht nur deutlich effizienter und bieten Statistiken in Echtzeit, sondern erfüllen auch die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung”, so Invitario-Geschäftsführer Christoph Hütter.
Effizienter Druck
Entgegen des bisher üblichen Drucks der Namensschilder aller Teilnehmer vor der eigentlichen Veranstaltung können diese mittlerweile binnen weniger Sekunden „On-Demand” und direkt am Check-in gedruckt werden. Damit werden nur jene Namensschilder erstellt, die auch tatsächlich benötigt werden. Am Check-in bleibt man zudem flexibel, kann jederzeit Änderungen vornehmen oder zusätzliche Teilnehmer erfassen – handgeschriebene Namensschilder sind somit Geschichte. (gs)