WIEN. Denkt man an die Zeit kurz vor und während des Lockdowns zurück, wird schnell klar, dass sich die Wichtigkeit der Bereitstellung von Information in Krisenzeiten um ein Vielfaches potenziert hat. Eine zentrale Rolle in diesem Prozess nimmt in Österreich die Austria Presse Agentur (APA) ein, deren 145 Redakteure rund um die Uhr Informationen aufbereiten und verarbeiten.
Neben der inhaltlichen Komponente bedarf es einer schnellen und zuverlässigen IT-Infrastruktur. Diese wird von der APA-Tochter APA-IT für die Nachrichtenagentur selbst, aber auch für zahlreiche weitere (Medien-)Unternehmen zur Verfügung gestellt. Unter der Marke APA-Tech bietet man dem Markt Komplettlösungen in den Bereichen Media Solutions, Content Management-Systeme und Hosting beziehungsweise Outsourcing an.
Technisch gut vorbereitet
„Zu sagen, wir hätten die Situation genau so vorausgesehen, wäre natürlich unrichtig”, sagt Gerald Innerwinkler, Geschäftsführer und Krisenmanager der APA-IT, eingangs zu den Herausforderungen um Corona. „Aber technisch gesehen waren wir darauf vorbereitet, dass plötzlich nahezu alle unserer Mitarbeiter im Homeoffice arbeiteten.” Bereits lange vor Corona gab es bei APA-Tech eine flexible Homeoffice-Regelung, erklärt APA-IT-Geschäftsführer Clemens Prerovsky. „Wir sehen diese Flexibilität als Arbeitsmodell der Zukunft. Das hat uns auch den Transfer ins Homeoffice während des Lockdowns erleichtert.”
Die Mitarbeiter von APA-Tech und jene der Redaktion waren damit bereits vor Corona nahezu vollständig mit Notebooks, VPN-Zugängen und weiteren für einen reibungslosen Remote-Betrieb notwendigen Utensilien ausgestattet.
Engpässe schnell überwunden
Für die weiteren Bereiche und Unternehmen der APA-Gruppe mussten innerhalb kürzester Zeit mehr als 100 Notebooks organisiert und an die Mitarbeiter ausgegeben werden. Dies stellte das APA-Tech-Team zunächst vor Herausforderungen, da die globale Nachfrage zu Engpässen bei Hardwareproduzenten und -händlern führte. Diese seien aber – aufgrund des Angebots- und Leistungsspektrums von APA-Tech – schnell überwunden worden.
Für den Ernstfall vorbereitet
Unternehmen mit dem Status „Kritische Infrastruktur” wie die APA sind gut auf Krisen- und Ausfallszenarien vorbereitet. „Wir haben Krisenpläne zur Aufrechterhaltung der Nachrichtenversorgung, falls wir nicht mehr ins Unternehmensgebäude kommen, bis hin zu Notsystemen für den Fall, dass die gesamte Infrastruktur zusammenbricht”, erklärt Innerwinkler. Außer dem Hardware-Tausch kann APA-Tech jegliche Aufgabe vollkommen remote erledigen. Prerovsky: „Die Einstiegshürde für unseren Arbeitsplatz ist ein Laptop und das war es dann auch schon. Das ist nicht immer die bequemste Art zu arbeiten, aber es funktioniert.”
Wie in vielen Unternehmen war es folglich weniger die Arbeit an sich, die durch Covid-19 erschwert wurde, sondern ihre Umstände. Darunter fallen die fehlende Kommunikation beim Gang in die Küche, der Kaffee mit den Kolleginnen und Kollegen, der Zuruf zwischen Schreibtischen: Wenn man nicht mehr physisch vor Ort ist, fallen Faktoren der Kommunikation weg, die das Arbeiten erleichtern und bereichern. „Auch bei APA-Tech mussten dazu einige Prozesse formalisiert werden”, sagt Prerovsky. „Zum Beispiel, über welche Kanäle werden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am besten erreicht, oder wie lässt sich das wöchentliche Abteilungsmeeting am besten remote gestalten.”
Der Kunde steht im Zentrum
Abseits vom Remote-Betrieb stehen aktuell freilich noch andere Themen auf der Agenda. Prerovsky: „Wir setzen uns derzeit noch viel intensiver mit den Bedürfnissen der Kunden auseinander. Dabei verfolgen wir den Ansatz, dass eine technische Lösung zwar gut ist, alleine aber noch kein Problem löst. Stattdessen müssen wir gleichzeitig auch die entsprechende Beratung anbieten, um Kunden zu zeigen, wie sie diese technische Lösung bestmöglich einsetzen.”
Diesem Prinzip folgend, hat die APA-Tochter ihr Organisationsmodell so umgestellt, dass die Kundenkontaktpunkte klar definiert werden. Das sogenannte Orbit-Modell stellt Kunden noch stärker in den Mittelpunkt. So wurde eine neue Stabsstelle integriert, deren Aufgabe darin bestehe, die Kunden sowie ihre Bedürfnisse noch besser zu verstehen; Anforderungen würden gemeinsam erarbeitet und können den einzelnen Teams anschließend klar kommuniziert werden. „Unsere Teams müssen nicht nur verstehen, was zu tun ist, sondern vor allem, warum”, erklärt Prerovsky.
Die neue Denke mache sich bezahlt, freuen sich die beiden Geschäftsführer: „Auf Kundenseite alle relevanten Fäden zu bündeln und so die Anforderungen zu parallelisieren, hätten wir in der Form mit früheren Ansätzen nicht geschafft. Das Modell hat sich in den letzten Monaten bereits bewährt.” (ls)