Bereits in den 1970er-Jahren galt das „papierlose Büro“ als nahe Zukunftsvision – und doch bleibt bis heute gedruckte Geschäftspost in vielen Bereichen ein fester Bestandteil betrieblicher Prozesse. Im Gespräch mit medianet erklärt Alexander Sigmund, Leiter Business Communication bei Vendo Kommunikation + Druck GmbH, warum Print trotz Digitalisierung weiterhin relevant ist, wie hybride Zustellmodelle funktionieren und welche Rolle KI künftig in der Geschäftskommunikation spielen kann.
medianet: Herr Sigmund, Sie verantworten bei Vendo den Bereich Business Communication. Was genau umfasst dieser Bereich?
Alexander Sigmund: Im Kern geht es darum, für unsere Kunden standardisierte Massenkommunikation zu erstellen, zu produzieren und zu versenden. Das sind klassische Dokumente wie Rechnungen, Kontoauszüge, Versicherungspolizzen oder Vorschreibungen. Wir bieten das sowohl physisch als auch digital an. Unser Mehrwert liegt darin, beide Welten nahtlos zu verbinden.
Wir bieten zum Beispiel hybride Zustellungen an: Wenn ein Empfänger digital nicht erreichbar ist, dann stellen wir automatisch auf den postalischen Versand um, ohne dass der Kunde aktiv eingreifen muss. Diese Automatisierung ist für viele Unternehmen ein entscheidender Effizienzfaktor.
medianet: Seit wann setzen Sie im Unternehmen auf solche hybriden Zustellungslösungen?
Sigmund: Das machen wir bereits seit über zehn Jahren. In dieser Zeit hat sich das Thema stetig weiterentwickelt. Seit 2019 sind wir auch akkreditierter behördlicher Zustelldienst und versenden neben privatwirtschaftlichen Dokumenten auch Behördendokumente, etwa Bescheide. Letztes Jahr haben wir wieder die Ausschreibung der BBG (Bundesbeschaffung GmbH, Anm.) gewonnen und sind dort als bevorzugter Lieferant gelistet.
medianet: Was sind die Voraussetzungen, um als behördlicher Zustelldienst zugelassen zu sein?
Sigmund: Die Anforderungen sind sehr hoch. Es gibt klare gesetzliche Vorgaben, vor allem in den Bereichen Sicherheit und Prozessqualität. Diese müssen erfüllt werden, um eine entsprechende Akkreditierung zu erhalten.
medianet: In Bezug auf die Medienbranche hört man oft ‚Print ist tot‘. Wie sehen Sie das als Druckdienstleister?
Sigmund: Wir sehen natürlich eine zunehmende Substitution von Print durch digitale Lösungen, überall dort, wo es einfach möglich ist. Aber gleichzeitig gibt es Bereiche, in denen der Brief weiterhin klare Vorteile hat. Gerade wenn es um Rechtssicherheit, Verbindlichkeit und Erreichbarkeit geht, ist der physische Versand nach wie vor der robusteste Kanal. Denn nicht jeder ist digital erreichbar und nicht jede Kommunikation lässt sich sinnvoll digital abbilden. Diese Kombination macht den Brief weiterhin relevant. Zum Vergleich: Bereits in den 1970er-Jahren wurde vom ‚papierlosen Büro‘ gesprochen – heute sind wir noch weit davon entfernt. Das zeigt, dass Papier zwar an Bedeutung verliert, aber nicht verschwindet.
medianet: Was hingegen an Bedeutung gewinnt sind digitale Services. Bei welchen spüren sie aktuell die größte Nachfrage?
Sigmund: Ganz klar integrierte Lösungen. Kunden wollen keine Einzellösungen mehr, sondern eine orchestrierte Gesamtkommunikation über mehrere Kanäle hinweg. Ob man das jetzt Multi-Channel oder Omni-Channel nennt, ist zweitrangig – entscheidend ist, dass alles zusammenspielt. Dabei geht es nicht nur um den Versand, sondern auch um Themen wie Archivierung, Rücklieferung von Dokumenten oder revisionssichere Ablage.
Darüber hinaus sehen wir auch steigendes Interesse an unserer Projektunterstützung: Mit unserem Bereich Professional Services helfen wir Kunden, solche Lösungen zu implementieren.
medianet: Mit welchen Kunden arbeiten Sie bei Vendo in diesem Bereich zusammen?
Sigmund: Wir arbeiten etwa mit Energieversorgern oder Großhandelsunternehmen zusammen. Dort geht es häufig um die Frage: Welche Dokumente werden intern verarbeitet, welche extern versendet? Über welche Kanäle? Und wie automatisiert man das sinnvoll? Genau solche Prozesse optimieren wir gemeinsam mit unseren Kunden.
medianet: In Ihrem Unternehmen bewegen Sie sich an der Schnittstelle zwischen digital und physisch, ihr Motto lautet ‚So digital war Papier noch nie‘. Welche Rolle spielt KI bei einem modernen Druckdienstleister?
Sigmund: KI ist ein großes Thema, aber wir gehen bewusst schrittweise vor. Aktuell setzen wir sie vor allem zur Effizienzsteigerung ein, etwa im Vertrieb, für Recherchen oder bei der Formulierung von Texten. Auch in der Softwareentwicklung nutzen wir KI-gestützte Ansätze. Wichtig ist uns aber: KI bleibt ein Werkzeug, die finale Kontrolle liegt immer beim Menschen.
medianet: Wie beurteilen Sie die Auswirkungen von KI grundsätzlich auf Ihre Branche: eher als Chance oder Risiko?
Sigmund: Ich sehe KI klar als Chance. Die entscheidende Frage ist: Gestalte ich aktiv oder reagiere ich nur? KI wird viele Prozesse verändern – nicht unbedingt in der klassischen Druckproduktion, aber in den vorgelagerten und nachgelagerten Bereichen, etwa bei der Datenaufbereitung, beim Druck oder dem Versand.
Besonders spannend wird es, wenn sich die Multichannel Kommunikation zu einem Regelkreis weiterentwickelt, also der Kunde ebenfalls auf einem Kanal seiner Wahl Fragen stellt, die im Unternehmen automatisiert weiterverarbeitet werden. Hier sehe ich enorme Potenziale für KI.
medianet: Spüren Sie diese Veränderung bereits in den Anforderungen Ihrer Kunden?
Sigmund: Aktuell noch nicht direkt in Form konkreter Anforderungen. Aber viele Kunden beschäftigen sich intensiv mit KI und arbeiten an entsprechenden Projekten. Es ist also absehbar, dass sich die Erwartungen verändern werden, etwa in Richtung schnellere, individuellere Kommunikation.
medianet: Wie wollen Sie sich bei Vendo in den kommenden Jahren ausrichten?
Sigmund: Unser Ziel ist es, uns noch klarer als führender österreichischer Anbieter für integrierte Kommunikationslösungen zu positionieren. Das betrifft nicht nur den Bereich Business Communication, sondern auch andere Geschäftsfelder wie Direct Mail. Außerdem wird die Verzahnung von physischer und digitaler Kommunikation weiter zunehmen, und genau dort sehen wir unsere Stärke. Parallel dazu bauen wir unsere digitalen Dienstleistungen laufend weiter aus.
medianet: Spielt Ihre Positionierung als österreichisches Unternehmen eine große Rolle in den Köpfen der Kunden?
Sigmund: Ja, definitiv. Viele Kunden schätzen nicht nur, dass wir in hierzulande produzieren, sondern auch, dass wir unsere Daten in Österreich halten. Aber auch unsere Struktur als eigentümergeführtes Mittelstandsunternehmen wird positiv wahrgenommen. Ein wichtiger Faktor ist außerdem die persönliche Betreuung, die Teil unserer ‚Firmen-DNA‘ ist: Jeder Kunde hat bei uns eine fixe Ansprechperson über die gesamte Vertragslaufzeit hinweg. Das schafft Vertrauen und Effizienz.
medianet: Welche anderen wichtigen Entwicklungen gab es zuletzt bei Ihnen im Unternehmen?
Sigmund: Zwei Punkte möchte ich besonders hervorheben: Erstens der Ausbau unseres Professional-Services-Bereichs, mit dem wir Kunden auch strategisch und projektbezogen unterstützen. Und zweitens die Übernahme der Enve Print Services GmbH. Das ist ein sehr spezialisiertes Unternehmen im Printbereich, das etwa Produkte für die Optikbranche herstellt. Hier ergeben sich spannende Synergien, und es zeigt auch, dass Print weiterhin relevante Nischen hat.
medianet: Abschließend: Wie wird sich das Verhältnis zwischen gedruckter und elektronischer Geschäftspost entwickeln?
Sigmund: Der Trend zur Digitalisierung ist eindeutig und wird sich fortsetzen. Aber es wird keine vollständige Ablösung geben. Es gibt regulatorische Vorgaben und auch Nutzerpräferenzen, die Print weiterhin notwendig machen. Ich erwarte daher keine hundertprozentige Verdrängung, aber eine weiterhin stärker werdende Verschiebung: Digitale Kanäle werden stärker, aber Print bleibt ein wichtiger Bestandteil, vor allem dort, wo Verbindlichkeit und Sicherheit gefragt sind.
