Vorhersehbare Projektplanung vs. Flexibilität - was heute wirklich wichtig ist

Agil und Flexibel, das sind Wörter, die man heute ständig in der Unternehmenswelt hört. Doch wie funktioniert dies eigentlich, wenn man ein Projekt plant?

Sicher - Flexibilität ist gut, ebenso wie die Fähigkeit, spontan und schnell auf unerwartete Veränderungen reagieren zu können.

So ganz ohne Planung geht es in der Unternehmenswelt dann jedoch auch wieder nicht.

Schließlich müssen Kosten kalkuliert, Timelines gesetzt und Fachkräfte angestellt werden. Wie soll das ohne eine gute Projektplanung gehen?

Dieser Frage gehen wir in diesem Artikel einmal genauer auf den Grund.

Die Balance zwischen Flexibilität und Projektplanung

Flexibel und agil zu sein, bedeutet nicht, nichts mehr zu planen. Dies ist unter Managern ein leider viel zu häufig gemachter Irrtum. Ein guter Manager weiß um die Wichtigkeit einer genauen Planung und wenn dieser Manager dann auch noch in der modernen Unternehmenswelt erfolgreich sein will, dann bringt er zu der genauen Planung eine ordentliche Portion Agilität mit.

Diese kommt jedoch erst nach der Planung.

Tatsächlich kann mit Agilität und Flexibilität allein kein Projekt entstehen. Die Planung ist nötig, damit die notwendigen Schritte eingeleitet und das Projekt gestartet werden kann.

Was sich jedoch tatsächlich in der Unternehmenswelt verändert hat, ist die Notwendigkeit von flexiblen Entscheidungsträgern, während des Projektes.

Und deshalb hier gilt es, die Balance zwischen einer sinnvollen Projektplanung und einer spontanen Flexibilität zu finden.

Warum Flexibilität so wichtig ist

So gut ein Projekt auch geplant ist: Schief laufen kann immer etwas. Und selbst, wenn es nicht schief läuft: Es kommt oft einfach anders, als angenommen.

Sicherlich helfen Erfahrung und Kompetenz dabei, Risiken in der Projektplanung zu minimieren und den Verlauf und Ausgang eines Projektes mehr oder weniger voraussehen, vollkommen sicher voraussagen kann man die Zukunft jedoch nicht.

In einer digitalisierten und modernen Welt, in der alles schneller und internationaler wird, gilt dies umso mehr.

Hier müssen Entscheidungen oft sofort an Ort und Stelle getroffen werden und dies erfordert nun einmal eine gewisse Portion Flexibilität.

Wer sich mit jungen und agilen Start-Ups messen will und dennoch störrisch an seinem Plan festhält, der muss damit rechnen, dass die kleineren und somit schnelleren Start-Ups diese Schwerfälligkeit ausnutzen und mit ihrem jungen, digitalen und agilen Team dazwischen gretschen.

Die Konkurrenz schläft eben nicht.

Warum auch Projektplanung weiterhin wichtig sein wird.

Die Fähigkeit, vom Plan abzuweichen und eine schnelle Entscheidung treffen zu können, selbst wenn diese so ganz anders ist, als vorausgesehen, bedeutet aber nicht, dass es überhaupt gar nicht erst einen Plan geben sollte.Denn genau hier haben mittelständige und traditionelle Unternehmen die Nase vorn, während die jungen und agilen Start-Ups aufholen müssen: Projektplanung. Risiken erkennen, bevor sie eintreten, um diese zu vermeiden. Ressourcenplanung, Zeitmanagement und langfristige Planung.Ein junges, unerfahrenes Unternehmen kann hier nicht mit jahrelanger Erfahrung und Expertise mithalten und dennoch ist die Projektplanung eben genauso wichtig, wie die Flexibilität, alles wieder umändern zu können.

Voneinander lernen

Die Balance zwischen der richtigen Planung und der Flexibilität, schnell auf Veränderungen reagieren zu können ist key in der heutigen Unternehmenswelt. Und genau hier wird es spannend, denn was die einen können, müssen die anderen noch lernen - und umgekehrt.

Große Unternehmen sollten sich eine Scheibe von der Agilität und Geschwindigkeit der Start-Ups und ihrer jungen, digitalen Mitarbeitern abschauen, während diese von der langjährigen Expertise und Erfahrung ihrer großen Mitstreiter lernen sollten.

Natürlich ist es nicht ganz einfach, direkt von der Konkurrenz zu lernen, daher bieten sich Seminare und Programme an, um die jeweiligen Lücken im Unternehmen zu schließen.

Die Software Timewax bietet beispielsweise digitale Tools und Hilfen, um Projekte übersichtlich und genau zu planen, auch für junge Start-Ups.

Die größeren Unternehmen haben natürlich ein weitaus größeres finanzielles Risiko und werden daher nicht einfach mit einer Software flexibler.

Sie können jedoch Schritt für Schritt und mithilfe von digitalen Tools an ihrer Agilität arbeiten und entsprechende Fachkräfte einstellen, sowie Projekte planen.

Im Endeffekt kann nur die Balance zwischen der richtigen Projektplanung und genügend Flexibilität wirklich zum Erfolg des Projektes führen: Die Planung im Vorfeld und die Agilität während des Projektes.