Gastbeitrag ••• Von Georg Mündl
WIEN. „Büro 4.0”: Wir schreiben das Jahr 2016 und stecken inmitten der vierten industriellen Revolution, in der digitale Geschäftsprozesse das Büro 4.0 dominieren.
Erinnern Sie sich eigentlich noch an den Briefstapel auf Ihrem Schreibtisch, der geduldig auf die Bearbeitung wartete? Heute ist der E-Mail-Posteingang, der sich jederzeit und überall abrufen lässt, längst zur Informationsdrehscheibe geworden.
Durch das hohe analoge und digitale Datenaufkommen in Unternehmen wird es in allen Branchen notwendig werden, eine maßgeschneiderte Digitalisierungsstrategie für sämtliche Geschäftsprozesse zu finden. Vor allem die Inputprozesse – die Entgegennahme, Erfassung und Verteilung von Dokumenten sowie deren Archivierung – haben sich durch den digitalen Wandel verändert.
Von wegen „Papier ade”!
Papier ade heißt es in den heimischen Betrieben aber noch lange nicht. Wie der Spagat zwischen einer großen Menge an analoger Kundeninformation und digitaler Verarbeitung zu schaffen ist, demonstrierte zum Beispiel der Mobilfunkanbieter Hutchison Drei Austria bei der Übernahme des Mitbewerbers Orange im Jahr 2013, die mit einem enormen Zuwachs an Business-Daten einherging.
Der Mobilfunkriese benötigte für mehr als eine Mio. Kunden und rund 280.000 verarbeitete Dokumente eine funktionale Hybridstrategie. Diese Zahlen stiegen dann bis zum Jahr 2015 auf 3,7 Mio. Kunden bzw. 720.000 Dokumente an. Die Datenmenge hatte sich somit innerhalb von lediglich drei Jahren um mehr als 250% (!) erhöht.
Speed kills
Ziel eines jeden Unternehmens ist es, Kundenanfragen möglichst rasch und reibungslos zu bearbeiten. Hybride Dokumentenprozesse helfen dabei, sämtliche physischen und elektronischen Datenströme – egal ob Brief, E-Mail oder Fax – zu steuern.
Die technische Komponente dahinter: Die Eingangsformate werden automatisiert erfasst, klassifiziert und auf dem schnellsten Weg in den digitalen Posteingang der zuständigen Mitarbeiter gespielt. Das beschleunigt die Bearbeitung und macht sie zeitgleich nachvollziehbar. Und eine schnellere und effizientere Arbeitsweise führt langfristig zu einer Steigerung der Kundenzufriedenheit. Hinzu kommt: Die frei gewordenen Ressourcen können vermehrt für das Kerngeschäft eingesetzt werden.
Intelligente IT-Lösungen bilden die Basis für den weiteren Fortschritt der digitalen Transformation zum Büro 4.0. Unternehmen müssen dafür aber auch ihre Geschäftsprozesse strategisch neu ausrichten. Denn nur wer sich bewegt wird in der digitalen Zukunft weiterhin erfolgreich sein.
