••• Von Oliver Jonke und Helga Krémer
Das Herz des Unternehmens ELO Digital Office GmbH schlägt für die digitale Zukunft. Mit der leistungsstarken Software für Enterprise-Content-Management (ECM) werden Unternehmen im Handumdrehen digitalisiert. Die ELO ECM Suite ist das Herzstück des ELO-Portfolios und damit auch die Basis der Digitalisierung: Sie automatisiert Geschäftsprozesse, verschafft Zeit und revolutioniert die Zusammenarbeit mit Mitarbeitern, Kunden und Partnern. ELO-Geschäftsbereichsleiter Österreich Max Raber führt durch eine Zukunft, in der komplexe Prozesse einfach und digital ablaufen.
Userzahlen steigen rapide
medianet: Die Lockdown-Zeit hat zu einem Digitalisierungsschub geführt. Hat sich dieser Trend auch im Jahr 2023 fortgesetzt?
Max Raber: In diesem Jahr sind gut 15 Prozent mehr Unternehmen auf die Möglichkeiten aufmerksam geworden, sich von dieser Arbeitsweise einen Schub geben zu lassen. Wir bemerken das nicht nur bei den Umsätzen. Das ist für uns als Vorreiter in Europa aber nicht wesentlich, sondern wir sehen, dass die Anzahl der User exponentiell steigt. Bestehende Unternehmen leben die Digitalisierung also bereits, mit oder ohne unserem System. Sie interessieren sich damit für die Weiterentwicklung neuer Prozesse in ihrem Unternehmen. Das ist auch für mich persönlich ein glücklicher Umstand, denn nur dadurch können wir unsere Position als Vordenker in Mitteleuropa halten.
medianet: Ob Mittelstand, Konzern oder in der öffentlichen Verwaltung – die ELO-Software bietet mit individuellen Anpassungen für viele Branchen Lösungen. Wo liegen derzeit die Schwerpunkte?
Raber: Wir entwickeln uns strategisch sehr rasch weiter beim Thema Bau, was aber nur stellvertretend genannt werden soll. Es gibt viele Organisationen, die sowohl im Wirken nach innen als auch nach außen unsere Produkte anwenden.
Ein anderes Beispiel wären Hausverwaltungen, die per se rasch auf Schäden reagieren müssen, vielen Gesetzmäßigkeiten unterliegen und Regeln zu befolgen haben. Das kann die Dokumentation eines Risses in einer Mauer sein, danach die Suche nach einem Professionisten, der das kontrolliert, damit nichts Schlimmeres passiert. Auf solche Unternehmen, die sowohl nach innen als auch nach außen arbeiten, sind wir besonders spezialisiert. Das umfasst die mobile Anwendung von Formularen inklusive Fotoaufnahmen oder die Planverortung, bei der ein Leck oder ein Riss in der Mauer auf dem richtigen Plan zugeordnet wird. Das geschieht direkt in einem digitalen Plan, der dann der einzig gültige ist. Er wird mit einer Markierung, die wir Stecknadel nennen, und mit Handlungsanweisungen, wie der Beauftragung eines Professionisten zur Schadensbehebung, versehen.
Der erste Schwerpunkt ist also ganz klar die mobile Anwendung, um innerhalb der Organisation ganz schnell über ein ‚sehendes Auge' zu verfügen und immer auf den gleichen Datenbestand zugreifen zu können. Das umfasst eine Synchronisation, wie wir sie heute alle von Messenger-Diensten wie WhatsApp gewohnt sind. In vielen Unternehmen geschieht das heute immer noch nicht automatisch. Da werden Fotos gemeinsam mit Berichten von einem Außendiensteinsatz händisch erst im Büro abgelegt. Bei unserem System werden die Daten on demand direkt nach der Aufnahme am Bau mit dem Firmennetzwerk synchronisiert.
medianet: Für welche Unternehmen ist die ELO-Software am besten geeignet?
Raber: Für Organisationen, die stark prozessgetrieben, unabhängig vom Standort oder standortübergreifend sind und Informationen benötigen. Das gilt etwa für HR-Abteilungen. Verfügt ein Unternehmen über mehrere Standorte, muss Human Resources bestenfalls zentral verwaltet werden. In der Vergangenheit war es bei Firmen, die etwa über fünf Standorte verfügen, durchaus üblich, dass es auch fünf verantwortliche Personen für HR gibt. Zusätzlich gibt es eine HR-Abteilung im Headquarter. Das wird de facto heute nicht mehr benötigt, denn die Daten müssen sich automatisch ständig synchronisieren. Unternehmen, die besonders dezentral aufgestellt sind, erhalten den größten Nutzen von unserer ELO-Software im Dokumentenmanagement.
Ähnlich ist es in Rechtsabteilungen. Früher war es bei dezentralen Organisationen ein Spießrutenlauf, bei dem die Post eine wesentliche Rolle gespielt hat und sie lediglich durch E-Mails ersetzt wurde. Hinzu kamen bestenfalls gemeinsam genutzte Folder über Netzlaufwerke. Bei der Nachverfolgung, Begründung und Genehmigung von Änderungen in Verträgen inklusive der Verfügbarkeit der jeweiligen Letztfassung können solche Unternehmen von ELO enorm profitieren.
Wir haben etwa die Wiener Linien als Kunde, wobei 4.500 User unsere Software nutzen. Hier geht es in Zukunft etwa um Dienstpläne. Wenn sich durch Krankenstände etwas ändert, käme es ohne eine Synchronisation der Daten zu einem Verkehrschaos.
medianet: Durch Instagram kamen Sie auf eine zusätzliche Idee …
Raber: Durch Zufall habe ich bei Instagram ein Video gesehen, wie man aus 25 Urlaubstagen insgesamt bis zu 85 freie Tage durch das Zusammenhängen mit Wochenenden und Feiertagen organisieren kann. Darüber habe ich mit Personalverantwortlichen gesprochen, bei denen die Urlaubsplanung den einzelnen Abteilungen oblag. Ein cleverer Mitarbeiter hat diesen Umstand ausgenutzt und sich mit 15 Urlaubsanträgen die maximale Anzahl an zusammenhängenden Urlaubstagen zusammengestellt. Seine Kollegin, die ihn vertreten hätte müssen, stand damit vor einem Jahr, in dem nicht mehr viele Urlaubstage für sie möglich gewesen wären.
Dafür liefert unser Programm ELO eine hervorragende HR-Lösung, bei der es eine Einstellung gibt, damit nur noch zwei oder drei Urlaubsanträge gleichzeitig möglich sind, oder zukünftige Urlaubsvertretungen ihre Zustimmung erteilen müssen. Das ist wie eine präventive Streitschlichtung.
medianet: Wie einfach lässt sich Ihre Software an Kundenbedürfnisse anpassen?
Raber: Unser Standard, den wir ausliefern, ist für viele Unternehmen bereits ausreichend, aber durch Konfiguration sofort abänderbar. Oft sind nur das Wording oder ein paar Prozessschritte zu ändern.
medianet: Ist es ein Zukunfts-trend, dass Software von Kunden bearbeitet und ‚entmodelliert' wird?
Raber: Absolut. Während der Projektphase interessieren sich viele Kunden bereits für die Administration und werden durch unsere ELO Academy, die auch den Endkunden zur Verfügung steht, in der Konfiguration fit gemacht. Ziel ist, den Endkunden das Verständnis für sein System zu vermitteln, sodass immer mehr Prozesse in die digitale Arbeitsweise überführt werden können.
medianet: Man spricht von einer Low-Coding- bzw. einer No-Coding-Plattform. Wo ist der Unterschied?
Raber: Bei Low-Code haben Entwickler die Möglichkeit, durch Code-Schnipsel gewisse Funktionen zu customizen. Bei No-Code gibt es die Möglichkeit nicht, hier ist man auf den visuellen Baukasten angewiesen.
medianet: Welche Qualifikation braucht der Citizen-Developer, der in Prozesse eingreift und sie weiterentwickelt?
Raber: Ein bisschen Java-Programmierung ist nötig, ein Prozessverständnis sollte auf jeden Fall vorhanden sein. Ich glaube, dass wir ein Publikum ansprechen, bei dem das Know-how gut und schnell verfügbar ist.
medianet: Ihre Kunden sind also hochqualifiziert?
Raber: Nein, die Administratoren müssen nicht hochqualifiziert sein, manche sind aber sehr interessiert und erlernen deshalb diese Skills durch unsere Schulungen.
Eines meiner Steckenpferde ist der Fachkräftemangel, wobei ich mich mit meinen Endkunden explizit auseinandersetze. Im administrativen Arbeiten kann wesentlich Zeit eingespart werden, das ist ein unfassbar hohes Potenzial. Laut Kundenaussagen ist teils mehr als 25 Prozent Effektivitätssteigerungen möglich, bspw. Wegzeiten für Informationsbeschaffung in Form von Papierakten bis hin zur Dokumentübermittlung nach der Prüfung dieser.
Es gibt zum Beispiel einen Fall, bei dem ein Mitarbeiter während seines Corona-Krankenstands mit dem Tablet mit einem Zeitaufwand von rund 30 Minuten lenkend und führend in sein Team eingreifen konnte. Das gelingt mit jener mobilen Lösung, die ich vorhin angesprochen habe, bei der Fotos, Formulare und Ähnliches aufgenommen werden und sofort auf einen Blick zur Verfügung stehen. Dazu gehören auch Bestellanforderungen für Material für eine Baustelle. Er wusste sofort, zu welchen zehn Baustellen welche Bestellungen und Lieferungen auf dem Weg sind.
Unser System ermöglicht es also auch, sehr viele Baustellen gleichzeitig im Blick zu haben, ohne selbst vor Ort sein zu müssen oder zu können.
medianet: Das vermeidet auch Fehler bei der Ausführung?
Raber: Wir haben versucht, alles zu digitalisieren, was das Zeichnen eines Plans anbelangt. Der Spengler auf der Baustelle kann dem Spengler in der Zentrale zeigen, was er gerade benötigt. Das wird als Skizze irgendwo aufgezeichnet und abfotografiert. Oder es wird ein Foto von dem Platz gemacht, an den das Blech hingehört. Auf das Foto kann gezeichnet oder sogar eine Anweisung gesprochen werden. Unser System ist so einfach, dass Mitarbeiter selbst motiviert sind, es zu verwenden, da tatsächlich sehr viel Zeit eingespart wird und dadurch Fehler vermieden werden können. In einem konkreten Fall wurden bei einem Arbeitsschritt nur sieben anstatt 55 Minuten gebraucht. Das ist Organisationseffektivität mit ELO.
