Wien. Laut einer Bitcom-Studie erhält jeder zehnte Berufstätige mehr als 40 E-Mails pro Tag. Trotz vieler Kommunikationsalternativen führt in der Geschäftswelt auf lange Sicht kein Weg an der E-Mail vorbei, denn fast jeder zweite Befragte (48 Prozent) glaubt, dass die E-Mail auch in 15 Jahren noch weit verbreitet sein wird. „Als die E-Mail in den 90er-Jahren den Einzug ins Unternehmen gehalten hat, kam das einem revolutionären Sprung in puncto Effizienz gleich”, sagt Alexandra Moser, Leiterin des Geschäftsbereichs Office bei Microsoft Österreich. „Heute gilt die elektronische Post als Aufmerksamkeitskiller – denn Wissensarbeiter drohen in der Flut ihrer täglichen E-Mails unterzugehen.” Microsoft hat daher Outlook um den neuen Aufräumdienst „Clutter” erweitert, der „noch mehr auf die individuellen Vorlieben und Bedürfnisse seiner Benutzer eingeht”.
Neue Konzepte
„E-Mail muss neu gedacht werden”, stellt Moser fest. „Statt über das Ende der E-Mail zu philosophieren, definieren wir dieses Kommunikationsmittel neu – als wichtigen Teil eines unternehmensweiten Kommunikationskonzepts. Wir heben ihre Stärken hervor und setzen auf eine kombinierte Lösung, bei der Yammer und Skype for Business eine zentrale Rolle spielen. In diesem strategischen Gesamtkonzept für die Unternehmenskommunikation ist die E-Mail ein wesentlicher Bestandteil. Denn Outlook ist heute und auch in Zukunft das Tool für das Bearbeiten von E-Mails, aber auch von Kontakten, Terminen und Aufgaben in der Zusammenarbeit mit meinen Kollegen.” Schon heute kann man E-Mails mit Outlook-Regeln filtern, nach Absender oder bestimmten Schlüsselwörtern zum Beispiel. „Aber das reicht nicht, denn damit ist ja noch nichts darüber gesagt, ob ich ein Mail gerade brauchen kann oder nicht”, sagt Moser. „Clutter sorgt für Ordnung im Posteingang. Im Gegensatz zum statischen Abarbeiten von Regeln denkt Clutter mit: Es merkt sich, welche E-Mails gelesen werden und welche nicht. Als Ergebnis werden mir nur noch die Nachrichten im Posteingang angezeigt, die für mich relevant sind. Der Rest wird nicht gelöscht, sondern in das Verzeichnis ‚Unwichtige Elemente' einsortiert.” Wichtiges Detail: „Clutter lernt durch mein Verhalten. Sollte sich unter den verschobenen Mails doch mal eine relevante Nachricht befinden, kann ich sie per Klick in den Post-eingang zurückholen. Der Algorithmus von Clutter registriert das, lernt daraus und bietet mir künftig die Mails wieder da an, wo ich sie brauche. Nach dem Einrichten dieses intelligenten Dienstes wird Clutter bei jedem Outlook-Nutzer zum Handwerk gehören”, ist Alexandra Moser überzeugt. www.microsoft.at
