Wien. Mobiles Arbeiten gewinnt zunehmend an Bedeutung – und gleichzeitig findet ein Wandel in der Unternehmenskommunikation statt.
Laut einer aktuellen Microsoft Social-Studie, in der mehr als 4.700 Arbeitnehmer in Europa zu Kommunikationstools in ihrem Arbeitsalltag befragt wurden, sind E-Mails zwar nach wie vor die klare Nummer eins, allerdings sind Videokonferenzen und Instant Messaging bereits in 37% der österreichischen Unternehmen stark verankert. Experten gehen davon aus, dass Messenger in Zukunft konventionelle E-Mail-Systeme teilweise ersetzen werden.
Skype for Business
„Ich bin überzeugt, dass Social Tools, wenn sie in der Kommunikation und Kollaboration richtig eingesetzt werden, einen signifikanten Mehrwert im Unternehmen stiften”, argumentiert Alexandra Moser, Leiterin Geschäftsbereich Office bei Microsoft Österreich, „aus Consulting-Sicht”. „Social Tools ermöglichen bessere Vernetzung sowie kreative und optimierte Zusammenarbeit – sowohl unternehmensintern als auch extern mit Kunden und Partnern.”
Mit der Weiterentwicklung von Lync zu Skype for Business brachte Microsoft die populärste Kommunikationsanwendung im April dieses Jahres weltweit in Unternehmen. Skype for Business sieht sehr ähnlich wie die Consumer-Version von Skype aus und verwendet die gleichen Tasten und Symbole. Weniger Menüs und die bekannten Icons „Skype-Anruf”, „Skype-Video” und „Anruf beenden” machen Skype for Business übersichtlicher und benutzerfreundlicher. Mit dem Anrufmonitor von Skype wird der aktive Anruf in einem kleinen Fenster anzeigt, auch wenn sich der Nutzer gerade mit einer anderen Anwendung beschäftigt. „Skype for Business ermöglicht es, jedes beliebige Gerät in die private oder geschäftliche Kommunikation einzubinden”, sagt Moser.
Wenn’s um Compliance geht
Wichtige Sicherheits- und Compliance-Features sowie die sichere Einbindung in Unternehmensnetze sind analog zu Lync auch in Skype for Business integriert. Dennoch haben viele Unternehmen nach wie vor Sicherheitsbedenken bei der Nutzung von Social Tools. Darin sieht Moser die eigentliche Gefahr: „Stehen keine Tools zur Verfügung, nutzen die Mitarbeiter diese oft inoffiziell und verletzen so erst recht die Compliance-Richtlinien; hier unterstützen wir unsere Kunden, indem wir mit Yammer, Office 365 und Skype for Business professionelle Lösungen anbieten, die sich flexibel und konform an die IT-Policy im Unternehmen anpassen.”
Case Study Erste Bank
Konkret will etwa die Erste Bank unter Beweis stellen, dass der Einsatz von Skype for Business auch in Branchen mit besonders strengen Compliance-Anforderungen sicher und unkompliziert möglich ist. Birte Quitt, Bereichsleiterin der Erste Bank Filialen in Österreich: „Wir profitieren von der Videokommunikation. Wir schaffen es damit, intern einiges an Zeit einzusparen – andererseits können wir damit unseren Kunden unabhängig vom Ort immer die spezielle Beratung anbieten, die sie gerade brauchen.”
Rechtlich „im selben Raum”
Der Kontakt zwischen Mitarbeitern von Screen zu Screen kommt in der Bank täglich zum Einsatz.
So können Meetings und Schulungen, die für Mitarbeiter über dieganze Region eine Anreise bedeu-ten würden, simpel per Video durchgeführt werden. Zeitressourcen und Reisekosten werden eingespart, die Webinare können einfach aufgezeichnet und auch später wieder abgerufen werden.
Das neue Filialkonzept der Erste Bank konzentriert sich auf Beratungszentren mit „allen Experten unter einem Dach” sowie auf Service-Filialen. Diese verfügen über einen Videoberatungs-Raum, über den per Knopfdruck ein Experte für komplexere Anliegen herangezogen werden kann. Durch die technische Einrichtung ist es – auch rechtlich gesehen – so, als wäre der Berater im selben Raum. Und dieses Konzept könnte klarerweise auch in anderen Branchen reüssieren …