STEYR. Das Unterschreiben von Dokumenten, sowohl in Unternehmen als auch in Steuerberatungskanzleien, ist oft mit großen Aufwänden verbunden. „Grund genug für die BMD Systemhaus GesmbH eine Softwarelösungen in Kooperation mit XiTrust anzubieten, die oftmals zeitverschwendenden Unterschriften-Prozesse beschleunigt, während sich gleichzeitig Zeit und Kosten sparen lassen“, erläutert Hannes Ecker, Leiter Produktmanagement bei BMD.
Beschleunigung dank Digitalisierung
Um wichtige Dokumente wie z. B. Verträge oder Jahresabschlüsse zu unterzeichnen, nehmen Inhaberinnen, Inhaber und Mitarbeitende von Kanzleien bzw. Unternehmen in vielen Fällen aufwendige Terminvereinbarungen und unnötige Kilometer auf sich, um zum Ort der Unterschrift zu gelangen. Dort werden die Dokumente ausgedruckt, vorgelegt, unterschrieben und danach wieder abgeholt, eingescannt und archiviert.
„Mit der Digitalisierung lassen sich viele Arbeitsschritte in Unterschriften-Prozessen jetzt optimieren“, erklärt Ecker. „Über die BMD Business Software, in Kooperation mit XiTrust, können Anwenderinnen und Anwender beispielsweise einen Großteil der Aufwände rund um Dokumentunterzeichnungen einsparen. Damit ist es ganz einfach, digitale Dokumente komplett zeit- und ortsunabhängig zu unterschreiben, und das mit nur wenigen Klicks und zudem 100-prozentig rechtsgültig.“
Digitale Unterschriften schnell geleistet
Die Partnerschaft mit XiTrust bietet Unternehmen und Kanzleien verschiedene Varianten der digitalen Unterschrift, sei es in einfacher oder qualifizierter Form, per Unterschriften-Platzhalter oder Unterschriften-Seite. Der Zeitaufwand und damit auch die Kosten reduzieren sich für alle Beteiligten auf ein Minimum. In Verbindung mit dem Programm MOXIS von XiTrust lässt sich auch ein Unterschriften-Link kreieren, der ganz einfach via E-Mail an Kunden, Mandanten, Lieferanten oder Vertragspartner gesendet werden kann. Um den Unterschriften-Link zu adressieren, reicht es, wenn der relevante Kontakt im BMD CRM (Customer Relationship Management) und DMS (Dokumentenmanagementsystem) abgespeichert ist.
Keine Unterschriftenpads mehr notwendig
Um Dokumente digital zu signieren, startet man ganz unkompliziert mit dem im BMD DMS abgespeicherten Dokument und wählt dort die/den Unterschreibende/n sowie die gewünschte Signatur-Variante aus. Per Mausklick wird dann ein Unterschriften-Link, an die jeweilige Kontaktperson per E-Mail gesendet. Ein Klick auf den Link führt die unterschreibende Person im Webbrowser zum Unterschriften-Fenster. Um die Signatur digital durchzuführen, reicht ein beliebiges webfähiges Gerät samt Browser. Die oft kostenintensive Beschaffung weiterer, spezifischer Hardware – wie z. B. eines Unterschriftenpads – ist im Prozess mit BMD und XiTrust nicht notwendig. Nach erfolgter Unterschrift wird das Dokument automatisch im BMD Datenmanagement System archiviert und steht dann direkt in der Software zur Verfügung.
Sicherheit und Voraussetzungen
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) hat – mit Ausnahme von notariatsaktpflichtigen Dokumenten – rechtlich den gleichen Stellenwert wie das händisch unterzeichnete Pendant. In diesem Fall wird die digitale Identität der Person, die bei einem Vertrauensdienstanbieter wie A-Trust, D-Trust oder Swisscom hinterlegt ist, über eine Multifaktor-Authentifizierung am Dokument angebracht. Alle, die in Österreich einen Grünen Pass hatten, besitzen bereits eine digitale Identität.
Für die Nutzung der digitalen Unterschriften-Lösungen sind Lizenzen bzw. Unterschriftenpakete sowohl bei BMD als auch bei XiTrust Voraussetzung. Moxis von XiTrust ist übrigens EU-weit und in der Schweiz gültig.
Sofortiger Überblick
Wenn im Laufe der Arbeitsroutinen viele Unterschriften zu tätigen sind, ist es schwierig, einen Überblick zu behalten, welche Unterschriften bereits geleistet wurden und welche noch offen sind. Mit BMD befindet sich der Status aller Unterschriften immer im Blickfeld, denn der Fortschritt aller sich im Umlauf befindlichen Unterschriften-Prozesse lässt sich über ein separates Unterschriften-Fenster optimal nachverfolgen. Der User nimmt bequem zu jedem beliebigen Zeitpunkt Einsicht und erkennt sofort, welche Unterschriften bereits eingelangt sind und wo gegebenenfalls nochmals nachgehakt werden muss. (hk)