Gastbeitrag ••• Von Ralf Lommel
MÜNCHEN. Die moderne Arbeitswelt verändert sich und wird immer komplexer. Häufig kämpfen Mitarbeiter regelrecht damit, ihre täglichen Aufgaben überhaupt noch in der regulären Arbeitszeit bewältigen zu können. Sie sehen sich mit unzureichender IT, fehlender Automatisierung und der Erwartungshaltung von Management und Kunde gleichermaßen konfrontiert. Dabei werden sie mit überflüssigen Verwaltungsarbeiten blockiert. Das bremst nicht nur die Produktivität, sondern auch die Motivation.
Die IT-Etats fast aller Unternehmen wachsen stetig. Allerdings wird die Investition in digitale Technologien häufig nicht sinnvoll auf den Bedarf der Mitarbeiter abgestimmt. Vielmehr erweisen sich unzureichend miteinander verzahnte Einzelanwendungen, schlechte Usability, dürftige Kommunikationswege und eine fehlende Automatisierung wiederkehrender Prozesse als Produktivitäts- und Motivationsbremse für den Betrieb.
Hohe Opportunitätskosten
Das Verwalten von administrativen Vorgängen, salopp gesagt der allseits bekannte Papierkram, bindet bei Mitarbeitern laut einer Kronos-Studie pro Woche 3,3 Stunden durch Tätigkeiten, die nichts mit ihren eigentlichen Kernaufgaben zu tun haben. In Summe kostet das allein die deutschen Unternehmen im Jahr 2.285 € pro Mitarbeiter für nicht notwendige Verwaltungstätigkeiten. Dies summiert sich gesamtwirtschaftlich auf die stolze Summe von rund 99 Mrd. € jährlich.
Aber nicht nur die Produktivität wird ausgebremst, sondern auch die Motivation der Mitarbeiter. Technologische Lösungen, denen es an Funktionalität oder intuitiver Bedienung mangelt, führen zu zeitfressenden alternativen Arbeitsprozessen.
Management in der Pflicht
Für Unternehmen jedoch sind Mitarbeiter eine unverzichtbare Ressource. Entsprechend wichtig sollte das Management die Optimierung von Arbeitsabläufen ihrer Mitarbeiter nehmen und sich daher Zeit für deren Feedback und entsprechende Verbesserungsmaßnahmen nehmen. Nur so lassen sich Defizite minimieren und Prozesse effektiver gestalten.
Der Einsatz zentralisierter Workforce Management-Lösungen in der Cloud kann dabei ein großer Vorteil sein. Sie binden Mitarbeiter direkt ein, können die Komplexität des Arbeitsalltags mindern, wertvolle Arbeitszeit sparen, die Work-Life-Balance der Mitarbeiter verbessern und damit nachhaltig Motivation und Produktivität erhöhen. Zudem helfen Analyse-Tools dabei, die vorhandenen Personaldaten auszuwerten, um langfristig passendere Personalentscheidungen treffen zu können – eine Win-Win-Situation für beide Seiten.
