WIEN. „Physische Dokumente im digitalen Geschäftsprozess zu nutzen, ist Teil der ganzheitlichen Digitalisierungsstrategie der SVS. Damit erreichen wir einen integrierten Workflow, optimieren unsere Prozesse und können ein effizientes und zukunftsorientiertes Kundenservice sicherstellen“, sagt Hans Aubauer, Generaldirektor der SVS, zum umfassenden Projekt der Digitalisierung der Akten und Eingangspost. „Wir haben mit der Post Business Solutions einen zuverlässigen, innovativen und lösungsorientierten Partner, der die Umsetzung erfolgreich durchführt“, ergänzt Aubauer. Die Zusammenarbeit startete im Jahr 2015. „Die SVS sammelte Akten, die aneinandergereiht 21 Kilometer ergeben. Das ist die Strecke vom Stephansdom zum Flughafen Schwechat“, beschreibt der SVS-Generaldirektor den Archiv-Umfang. „Im Rahmen des Archivprojekts wurden 100 Millionen Seiten gescannt“, berichtet George Wallner, Leiter der Post Business Solutions.
Adieu Papier!
Ergänzend digitalisiert die Post seit 2020 die Eingangspost der SVS. „Die Briefe werden in den Logistikzentren aussortiert und umgehend verarbeitet. Damit wird sowohl auf Post- als auch auf SVS-Seite Arbeit optimiert. Sowohl das Verteilen der Briefe, Schreiben und Co. entfällt als auch die Arbeit in der SVS-Poststelle. Das bedeutet eine Zeitersparnis, und die Dokumente können sofort im digitalen Geschäftsprozess genutzt werden“, erklärt Wallner und ergänzt: „Nach dem Scan wird die Eingangspost datenschutzkonform vernichtet.“ Insgesamt werden rund 800.000 Briefe, das sind 8,5 Mio. Seiten an 250 Arbeitstagen pro Jahr von der Post gescannt. Das entspricht rund 3.000 Briefen bzw. durchschnittlich 34.000 Seiten pro Tag.
„Wir erreichen eine Integration der unterschiedlichen Eingangskanäle: Post, Fax, E-Mail, App. Unser Ziel ist es, die elektronischen Zustellungskanäle zu verstärken. Wir wissen, dass dies ein langfristiger Prozess ist“, sagt Aubauer und führt weiter aus: „Die Digitalisierung in der Sozialversicherung heißt nicht nur Digitalisierung in den Serviceprozessen und im Gesundheitsbereich, sondern auch in der Abwicklung.“
„Unternehmen können mit der Digitalisierung ihres Informationsmanagements nachhaltige Wettbewerbsvorteile heben: weniger Kosten, weniger Durchlaufzeiten, höhere Prozessstabilität, Entlastung der Mitarbeiter von sich wiederholenden Tätigkeiten, mehr Qualität, mehr Nutzen für den Endkunden durch raschere Reaktionszeit u.v.m. Die SVS zeigt vor, wie es geht“, betont George Wallner abschließend. (hk)
