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Jahreswechsel in der Eventplanung © Kesch
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Redaktion 10.01.2020

Jahreswechsel in der Eventplanung

„Phygital”, empathisch, clean: Der „Event Trend Report” zeigt, wie Events im kommenden Jahr aussehen sollten.

Ein neues Marketingjahr hat begonnen, und der Erfolgsfaktor Event wird auch heuer einen wichtigen Platz einnehmen, wenn es um die nachhaltige und passgenaue Ansprache von Zielgruppen geht.

Dass Event nicht gleich Event ist, ist bekannt – wie erfolgreiche Events 2020 genau aussehen werden, damit hat sich die Event- und Promotionagentur Kesch auseinandergesetzt. Die Ergebnisse ihrer Beobachtungen wurden vor Kurzem in ihrem mittlerweile dritten Event Trend Report veröffentlicht, der ursprünglich dazu diente, das Know-how des Kesch-Teams intern zu verbessern.
Heute ist der Event Trend Report das Ergebnis zahlreicher Messe- und Kongressbesuche, Diplomarbeitsbetreuungen und der Zusammenarbeit mit großen Eventbloggern und Magazinen, aus welchen das Team von Kesch die top zehn Eventtrends herausgearbeitet hat.

Social Virtual Reality

Bei der Organisation von Events werde oft auf jene Menschen vergessen, die eigentlich die größte Zielgruppe darstellen: Die Menschen, die beim Event gar nicht dabei sind. Social Media lässt jeden Eventteilnehmer zum Journalisten beziehungsweise Streamingdienst werden und macht es dadurch für Außenstehende möglich, in real-time beim Event dabeizusein – selbst, wenn man gar nicht vor Ort ist. Warum solche Situationen nicht ausnutzen und selbst zum Streamer werden, fragt sich das Kesch-Team. Ein ganz neuer Trend gehe in die Richtung, dass man sich mit seinen Freunden in einem virtuellen Raum via VR-Brille trifft und dort gemeinsam etwa einen Film oder ein Fußballmatch ansieht. So kann man mit seinen Freunden virtuell plaudern und gemeinsam bei einem Event dabei sein, auch wenn man sich an verschiedenen realen Orten befindet.

Food: slow & fashionable

Essen bei Events ist schon lange nicht nur mehr Nahrungsaufnahme, es ist vielmehr zu einem Lifestyle geworden. Speisen werden in Zukunft noch individueller und der Involvement-Grad des Gasts immer höher. So wird in Zukunft beim Catering die Speise für jeden Gast individuell finalisiert, um etwaige persönliche Unverträglichkeiten zu vermeiden. Event-Veranstalter sollten außerdem mehr Zeit für Pausen einplanen und das gemeinsame Essen auf Veranstaltungen als Kommunikationsplattform nutzen.

„Phygitale” Anwesenheit

Durch Smartphones sind Menschen permanent mit dem Internet verbunden und dadurch digital anwesend. Sie machen Bilder, teilen Standortinformationen, geben Feedback oder teilen Informationen via WhatsApp. Gleichzeitig ist der Mensch aber natürlich auch physisch anwesend, hat Grundbedürfnisse, will Smalltalk führen oder Menschen kennenlernen. Für Eventveranstalter sei es deshalb wichtig, immer in zwei Dimensionen zu denken: Welches Erlebnis hat der Teilnehmer direkt beim Event und wie kann ich den Teilnehmer durch digitale Hilfsmittel unterstützen, den Event so einfach und erlebnisreich wie möglich zu erleben.

Auch die – wenn man so möchte – „klassischen” Eventtools würden mehr und mehr digital. Die Fotobox etwa druckt keine Fotos mehr aus, sondern schickt diese mittels QR-Code direkt aufs Smartphone.

Smarte & cleane Events

Auch bei Events wird in Zukunft alles „smart”: Beginnend beim interaktiven digitalen Einladungsmanagement, dem Check-in via Gesichtserkennung, über die Zutrittssteuerung via Smart Badge – wodurch auch das Netzwerken auf Veranstaltungen effizienter wird – bis hin zu personalisierten Infos am Screen durch Gesichtserkennung. Mixed Reality werde das absolute Thema in den nächsten Jahren, wenn die ersten Smart Glasses auf den Markt kommen, sind die Eventforscher von Kesch überzeugt. Dann seien AR Friend Finder, AR Location Finder oder digitale Hosts bei der Eventplanung nicht mehr wegzudenken.

Customization als Schlüssel

Auch der Faktor Nachhaltigkeit wird bei der Eventorganisation und -umsetzung in die nächste Dimension aufsteigen. „Green” ist nicht mehr genug, denn Menschen würden Veranstaltungen immer öfter nach zusätzlichen moralischen Gesichtspunkten bewerten. Und wie in so vielen Bereichen wird auch im Eventsektor das Thema Individualisierung mittlerweile großgeschrieben – und in Zukunft noch größer: Der Gast muss die Möglichkeit haben, seinen Event persönlich zusammenstellen zu können. Dies beginnt etwa bereits beim Raumsetting. Durch unterschiedliche Bestuhlungsvarianten kann der Gast wählen, wo und wie er sitzen mag. Bei einer Konferenz wird dem Gast auf Grundlage seines Nutzerverhaltens ein individueller Timetable zusammengestellt. Auch im Catering ist Individualisierung ein großes Thema.

Empathie und lange Pausen

Wer seine Zielgruppe(n) erreichen will, muss sich mit deren Wünschen, Ängsten, Sorgen und Erwartungen auseinandersetzen – auch bei Veranstaltungen. „Empathische Eventplanung” lautet das Stichwort: Zuerst setzen sich die Organisatoren mit ihren Gästen auseinander, erst dann wird der Event geplant – dessen Ablauf schon bald auch nicht mehr so aussehen werde, wie man ihn klassischerweise gewohnt ist: Eine Keynote folgt der nächsten, dann gibt es 30 Minuten Pause. Dieses Format sei tot, heißt es im Kesch Trend Report. Denn bei der größten weltweiten Marktforschung (IMEX 2019) unter Kongressteilnehmern hat sich gezeigt: Der Hauptgrund für den Kongressbesuch ist nicht die Weiterbildung, sondern das Netzwerken. (red/ls)

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