••• Von Helga Krémer
WIEN. Für den erfolgreichen Informationsaustausch zwischen Unternehmen sind Sicherheit, Vertraulichkeit und Nachvollziehbarkeit das Maß aller Dinge. Mit eXite bietet Editel eines der größten EDI-Netzwerke mit internationaler Reichweite – über 300 Mio. Transaktionen von mehr als 15.000 Unternehmen werden jährlich über das EDI-Service abgewickelt.
Geschäftsdokumente, wie unter anderem elektronische Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen, werden sicher und zuverlässig in Echtzeit übermittelt und Prozesse dadurch automatisiert. Fehler, Daten- und Zeitverluste über herkömmliche Kommunikationskanäle wie Telefon, Fax oder E-Mail gehören damit der Vergangenheit an. eXite basiert auf GS1- und EDI-Standards und ist somit für alle Branchen ideal.
Spar – heimischer EDI-Pionier
Als Mitglied der ersten Stunde des 1986 gegründeten „eXite User Clubs” war Spar Österreich von Anfang an in die Entwicklungen des Elektronischen Datenaustauschs in der österreichischen Konsumgüterbranche eingebunden und zählt damit zu den heimischen EDI-Pionieren – nicht nur im Fast-Mover-Consumer-Goods (FMCG)-Sektor. Der Austausch sämtlicher Logistikinformationen mit Geschäftspartnern und Handelsfilialen bei Spar läuft über das EDI-Service eXite der Editel – das sind jährlich rund 6 Mio. Transaktionen mit 600 Partnern.
„Unser langjähriger EDI-Partner Editel ist für uns weit mehr als nur technischer Abwickler, sondern berät und unterstützt uns darüber hinaus laufend mit viel Know-how bei der Implementierung neuer Prozesse”, sagt Clemens Drexel, Leitung Einkaufsorganisation bei Spar Österreich.
VMI, CPFR light über EDI
Die Palette der Einsatzmöglichkeiten von eXite und die damit einhergehende Unterstützung durch Editel ist bei Spar tatsächlich sehr breit gefächert. So werden beispielsweise auch komplexere logistische Prozesse wie VMI oder CPFR light über EDI abgewickelt. Darüber hinaus werden relevante Produktdaten betreffend Lebensmittel-Informationsverordnung einfach und bequem über eXite ausgetauscht.
Im internationalen Bereich ist Editel für Spar u.a. im EDI-Betrieb von Kroatien tätig. Den Sporthändler Hervis als 100%iges Tochterunternehmen von Spar unterstützt Editel im laufenden Rollout-Management sowie im Prozess-Consulting.
Zeitgerecht liefern mit EDI
Ein weiter Big Player im FMCG-Sektor, der auf Editel setzt, ist Coca-Cola Hellenic (CCH) Österreich. EDI wird bei CCH sowohl bei Bestell-, Liefer-, Rechnungsprozessen als auch bei der Lagerbewirtschaftung eingesetzt. Damit wurde bereits ein großer Teil der Logistikkette optimiert. Dazu gehört auch die Realisierung von Logistikkonzepten wie VMI (Vendor Managed Inventory) und CPFR (Collaborative Planning, Forecasting and Replenishment), bei denen CCH als Lieferant die Bestandsplanung für ihre Handelskunden übernimmt. Die Ware wird so bedarfs- und zeitgerecht ins Zentrallager geliefert.
„Durch den Datenaustausch mit unseren Kunden können wir auch einen Einblick in deren Prozesse gewinnen und dadurch die Bedürfnisse besser verstehen und gegebenenfalls unsere Prozesse anpassen”, erklärt Sabine Puwein, EDI Coordinator bei CCH.
Auch bei der Umsetzung der Rechnung an den Bund hat Editel Coca-Cola Hellenic Österreich erfolgreich unterstützt. Dabei wird sowohl die Konvertierung in das vom Bund angeforderte „ebInterface Format” sowie die sichere und nachvollziehbare Übermittlung der Rechnung an die jeweiligen Bundesdienststellen übernommen. CCH kann so ohne zusätzlichen Implementierungsaufwand und über die gewohnte eXite-Schnittstelle Fakturen an den Bund senden.
Zentraleinkauf mit EDI
Aber auch in der sogenannten Horeca-Branche (die Abkürzung steht für Hotel/Restaurant/Café oder auch Hotel/Restaurant/Catering, Anm.) ist eXite zu Hause: Als eine der größten Hotelketten im Raum Zentral- und Osteuropa koordiniert die Falkensteiner Michaeler Tourism Group (FMTG) täglich eine Vielzahl administrativer und organisatorischer Abläufe, um Waren, wie vor allem Lebensmittel, zeitgerecht und in optimaler Qualität zu beschaffen. Bisher genutzte, papierbasierte Bestellabwicklungen seien zeitaufwendig und zudem fehleranfällig gewesen.
Mit der EDI-Plattform eXite der Editel hat FMTG die ideale Lösung gefunden: Über nur eine Schnittstelle zu eXite erreicht die Hotelkette all ihre Lieferanten, von denen bereits 91 angebunden wurden und die den Austausch von Artikelstammdaten und Lieferscheinen nutzen. Und das auch international. So wird derzeit der Einkauf von rund 30 Hotels in sechs Ländern zentral über eXite koordiniert, wobei die Lieferanten jeweils aus verschiedenen Ländern und verschiedenen Branchen kommen.
„Die Anbindung aller Partner ist erheblich durch den Support von Editel erleichtert worden”, meint Stefan Unterlader, Director Group Purchasing bei FMTG – „von der direkten Kontaktaufnahme bis hin zur Unterstützung unserer Lieferanten. Durch die internationale Reichweite der eXite-Plattform konnten wir auch Partner in Kroatien, der Tschechischen Republik und Italien problemlos anbinden, und weitere Länder wie Serbien und Slowakei sind in Planung.” Durch die Nutzung elektronischer Warenbeschaffungsprozesse profitiert FMTG zudem von aktuellen und korrekten Lagerbeständen, wodurch eine erhebliche Vereinfachung der Inventur möglich ist.
EDI über Landesgrenzen
Im Sektor Betriebsverpflegung und Facility Management der Horeca-Branche setzt Sodexo Österreich zur Optimierung der Bestellprozesse in der Warenbeschaffung im Bereich Catering bereits seit 2010 auf EDI. Mittlerweile sind 90% der Warenbeschaffungsprozesse mit rund 35 Lieferanten in 38 Standorten automatisiert, und es zeigt sich eine enorme Zeit- und Kostenersparnis im Vergleich zu der früheren manuellen und papierbasierten Abwicklung. Nach dem erfolgreichen Rollout der Sodexo Österreich hat sich Mitte 2014 auch Deutschland für die EDI-Services der Editel entschieden, wo nun sukzessive Bestellprozesse von über 400 Standorten umgestellt werden.
„Nach dem sehr erfolgreichen Projekt in Österreich freuen wir uns, auch in Deutschland mit Editel zusammenzuarbeiten. So können wir unsere Warenbeschaffung nicht nur nachhaltig optimieren, sondern international harmonisieren. Geplant ist daher in weiterer Folge auch die Anbindung der Schweizer Standorte”, sagt Susanne Sperlich, Direktorin Einkauf D/A/CH bei Sodexo.
Neben dem traditionellen EDI-Datenverkehr zur Unterstützung der Bestellprozesse werden bei Sodexo nun auch Prozesse des Facility Managements digitalisiert und optimiert. So soll das gesamte Sortiment von Reinungsmaschinen, -chemie und -equipment übermittelt werden können. Die Korrektheit dieser Daten ist entscheidend, um die richtige Verwendung durch die Mitarbeiter zu gewährleisten und Flächenschäden oder gar eine Gesundheitsgefährdung zu verhindern.
Mit EDI Aufträge bündeln
Im ganzen Bereich der Logistik kann die eXite-Plattform ihre Vorzüge ausspielen. Für den Lebensmittel-Logistiker TKL ist das EDI-Netzwerk von großer Bedeutung, werden Handelsunternehmen doch binnen 24 Stunden beliefert. Durch das Bündeln der Aufträge sowohl vom Händler als auch Produzenten sorgt TKL für eine optimierte Warenbeschaffung im Bereich Tiefkühl- und Frischelogistik. Das bedeutet: bei einer maximalen Verfügbarkeit der Produkte so wenige Anlieferungen wie möglich.
Vom Bestelleingang, Warenannahme, Auslieferung und Abrechnung werden daher alle Prozesse bei TKL vollständig elektronisch über EDI abgebildet, erläutert Wilhelm Leithner, Geschäftsführer der TKL Supply Chain GmbH: „Der Datenaustausch über die EDI-Plattform eXite durch Editel liegt in besten Händen. Wir erreichen alle unsere Kunden über eine Verbindung – das nimmt die Komplexität und gewährleistet die zuverlässige Abwicklung von mehreren Hunderttausenden Bestellungen, die wir im Jahr erhalten.”
Rund vier Mio. EDI-Transaktionen von Bestellungen (ORDERS), Lieferscheinen (DESADV) bis Rechnungen (INVOIC) oder Lagerbestandsberichten (INVRPT) tauscht der Tiefkühllogistiker im Jahr mit Produzenten, Händlern und weiteren Dienstleistern aus.
Seit über 16 Jahren eXite
Der Allround-Logistiker Quehenberger benutzt die eXite-Plattform bereits seit über 16 Jahren. Und auch bei Q Logistics, einem Joint Venture von Quehenberger Logistics und der ÖBB-Holding AG, vertraut man auf eXite. In Österreich ist Q Logistics im Bereich Stückgut und Warehousing mit 24 Standorten, 270.000 m² Umschlags- und Warehousefläche, 3,2 Mio. Sendungen (2017), 900 Fahrzeugen und 80 Waggons täglich, 50 internationalen Partnern und 400 internationalen Anbindungen vertreten.
Große Vorteile mit EDI
„Die Datenübermittlung mit zum Beispiel Maresi, Novartis, Rewe, Spar, Hogast oder dm läuft bei uns über EDI. Was sich mit der EDI-Plattform eXite besonders verbessert hat, ist das Logging (Protokollierung, Anm.) der Datenübermittlungen”, sagt Franz Haiden, Mitglied der Q Logistics-Geschäftsleitung und zuständig für Warehousing & Branchenlösungen.
Mittels EDI können Q Logistics-Kunden ihre Auftragsdaten direkt aus ihrem eigenen Daten-Erfassungssystem an Q Logistics übermitteln. Das bringt beiden Partnern große Vorteile: Reduktion von Datenerfassung, Verringerung des Manipulationsaufwands, vollautomatischer Ablauf der Geschäftsprozesse, verbesserte Datenverfolgung, Fehlervermeidung und – last, but not least – die Reduzierung der Soft- und Hardware (z.B. Drucker).
Am häufigsten kommt bei Q Logistics übrigens – Überraschung – die EDI-Transaktion DESADV (Lieferschein) vor.