Wien. Individuelle Arbeitszeit-modelle verändern unsere Berufswelt. Das steigert den Aufwand für Führungskräfte und Personalabteilungen beim Thema „Human Resources”.
Umso wichtiger wird es, Mitarbeiterdaten so effizient wie möglich zu steuern – idealerweise an einem Ort und auf einer gemeinsamen Plattform. „Dafür eignet sich eine moderne Agentursoftware wie easyJob, die auch Personalverwaltung, -planung und das Bewerbungsmanagement abdeckt”, sagt Michael Spitaler, Mitglied der Geschäftsleitung bei der Because Software GmbH.
Individuelle Verwaltung
Konkret finden sich personalrelevante Daten bei easyJob in den Bereichen „Mitarbeiter-” und „Adressdaten”. Hier sind z.B. Ein-/Austrittsdatum, Funktion und Abteilung, Stundensatz, Arbeitszeitmodell und Urlaubstage hinterlegt und werden mit anderen Funktionsbereichen wie Kalkulation, Stundenerfassung und Ressourcenplanung verknüpft.
Dokumente wie Versicherungs- oder Aufenthaltsbescheinigungen speichert easyJob direkt an der Mitarbeiteradresse.
Frei zu belegende Zusatzfelder ermöglichen es, Daten etwa zu Versicherung, Lohnnebenkosten oder Krankenkasse zu erfassen. Durch Berechtigungen sind diese Daten nicht für jeden Mitarbeiter einsehbar, und der Datenschutz bleibt gewährleistet. Auf Basis individuell angepasster Layouts und Exporte (PDF oder Excel) kann man diese Daten dann mit wenigen Klicks einem externen Lohnbüro zur Verfügung stellen oder intern an anderer Stelle bearbeiten.
Indem man entsprechende Skills hinterlegt und auswählt, lassen sich Mitarbeiter passgenau für Projektteams oder einzelne Aufgaben auswählen. Auch Personalgespräche und Zielvereinbarungen sind in easyJob leicht zu dokumentieren. Das erleichtert z.B. effizientes Feedback: Vorgesetzte können Notizen mit Wiedervorlagen erstellen und dem jeweiligen Mitarbeiter zuordnen. Bei sensiblen Inhalten lassen sich diese Notizen auf „(streng) vertraulich” stellen.
Eine wichtige Funktion ist die Urlaubsverwaltung inklusive Kalender. Ein Widget auf der eigenen Startseite gibt jedem Mitarbeiter auf Wunsch einen schnellen Überblick über geplante, genommene und noch verfügbare Urlaubstage. Freigabeprozesse für Urlaube sind direkt aus easyJob steuerbar.
Auslastung auf einen Blick
Viele gleichzeitig laufende Jobs und Projekte erfordern es, die Verfügbarkeit fester und freier Mitarbeiter zu koordinieren. Dabei spielen auch unterschiedliche Arbeitszeitmodelle und Kompetenzen eine wichtige Rolle. Den Personal-einsatz deckt in easyJob das Zusatzmodul Ressourcenplanung ab. So lassen sich – innerhalb einer Arbeitsgruppe oder übergreifend – offene Aufgaben effizient verteilen. Der Projektleiter oder die Personalabteilung behalten so jederzeit die Auslastung der Mitarbeiter im Blick.
Und auch im Recruiting ist easyJob eine große Hilfe und bildet den kompletten Bewerbungsprozess ab; hierzu lassen sich für jede offene Stelle einzelne Jobs angelegen. Jobkriterien oder Kategorisierung unterscheiden diese von den „normalen” Jobs. Alle mit der offenen Stelle verbundenen Dokumente, Notizen und Termine werden an dem entsprechenden Job abgelegt. So sind alle relevanten Informationen stets greifbar und schnell abrufbar.
