WIEN/WARTBERG-AIST. Belege in einer Schuhschachtel – egal, ob sortiert oder als Konvolut – zum Steuerberater bringen, ist für den Unternehmer zwar praktisch, aber so was von gestern. dvo machte aus der analogen Schuhschachtel die digitale Belegbox – zur Zufriedenheit aller. medianet sprach mit Romana Lindenberger, selbstständige Bilanzbuchhalterin, über ihre Erfahrungen mit dem neuen Tool.
medianet: Sie arbeiten ja seit Mitte diesen Jahres mit der Belegbox. Gibt es schon Erfahrungswerte? Wie sieht es in der täglichen Praxis aus?
Romana Lindenberger: Mein Unternehmen betreut das Segment der EPUs bis KMUs und arbeitet, wie Sie schon sagten, seit Mitte dieses Jahres mit der Belegbox. Derzeit nutzen wir das Tool, um die Belege unserer Klienten einzuscannen, zu buchen und zu archivieren. Ab 2018 werden wir schrittweise daran interessierte Klienten über die Vorteile der Belegbox informieren und mit entsprechenden Schulungen überzeugen, die Belege gleich selbst zu scannen und einzupflegen.
Die Mitarbeiter meines Unternehmens und natürlich auch ich selbst sind von diesem neuen Werkzeug begeistert.
medianet: Wo sehen Sie die Vorteile der Automatisierung? Schnelligkeit? Prozessoptimierung?
Lindenberger: Die Schnelligkeit war für mich nicht wirklich der wesentliche Antrieb für den Umstieg auf die Belegbox. Auch mit der Belegbox hat man einen gewissen Handling-Aufwand, wenngleich sicherlich geringer als im traditionellen Papier-System. Meine Motivation zum Umstieg von Papier auf Software gründete vor allem auf den Vorteilen in der laufenden Optimierung und Rationalisierung unserer internen Abläufe, in der weiteren Fehlerminimierung und den breiten Möglichkeiten, Belege rasch und unkompliziert elektronisch zur Verfügung zu stellen.
medianet: Würden Sie anderen Steuerberatern empfehlen, die Belegbox zu nutzen?
Lindenberger: Eine kontinuierliche Prozessoptimierung in Zeiten des steigenden Kostendrucks ist für viele Unternehmen – auch außerhalb der Dienstleistungsbranche – ein Schlüssel für eine erfolgreiche Zukunft. Daher ‚Ja', denn die Belegbox unterstützt diesen Prozess nachhaltig, bringt viele zusätzliche nützliche Features für die Kanzlei und den Klienten, erhöht die Datensicherheit, entbindet aber weiterhin nicht von einer konsequenten und sorgfältigen Pflege der anvertrauten Daten.
medianet: Und aus der Sicht des Klienten?
Lindenberger: Naturgemäß ist natürlich die Möglichkeit, Belege rasch elektronisch zur Verfügung zu stellen – z.B. der Finanzbehörde, aber auch für die Kommunikation mit dem Klienten oder innerhalb meines Teams – einer der wesentlichen Vorteile. Da auch für die Buchführung relevante Verträge (z.B. Miet-, Leasingverträge, usw.) mit der gleichen Methode im System schnell verfügbar sind, bringt dies für mich und meine Mitarbeiter zusätzliche Erleichterungen, speziell im Zusammenhang mit der Erstellung des Jahresabschlusses.
Neben der wesentlich verbesserten Visualisierung und Verfügbarkeit der Daten bringt die Belegbox mit dem Cloud-Speicher in Österreich auch einen entscheidenden Vorteil in der Datensicherheit. Die Konsistenz und Organisiertheit der elektronischen Kundendaten unterstützen zusätzlich auch die Umsetzung der 2018 auf die Unternehmen zukommende Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Letztendlich bringt die Belegbox für den Klienten – sofern er interessiert ist, als ‚Front-Office' mitzuarbeiten – neben den anderen Vorteilen auch einen Kostenvorteil in der Honorarnote.
medianet: Haben Sie Tipps für potenzielle Umsteiger auf eine elektronische Belegverwaltung?
Lindenberger: Als essenziell sehe ich die Auswahl des IT-Systems in enger Verbindung mit einem räumlich und zeitlich gut aufgestellten Support für die Software. Da man sich bei Verwendung einer Software immer in eine gewisse Abhängigkeit begibt, waren für mich die Kompetenz, die Reaktionszeit und die Supportkosten des anbietenden IT-Unternehmens ein wichtiges Entscheidungskriterium.
