••• Von Celine Polterauer
Die 2018 in Kraft getretene Datenschutzgrundverordnung der Europäischen Union (DSGVO) verpflichtet Verantwortliche und Auftragsverarbeiter dazu, umfangreiche und überprüfbare Angaben über ihre Datenverarbeitung vorzuweisen. Diese Informationen müssen schriftlich dokumentiert und jederzeit abrufbar sein – und zwar in den jeweiligen Kontexten (siehe dazu Art. 13 und 14, Art. 15, Art. 30, Art. 33 und 34 sowie Art. 35 und 36).
Mit Excel-Tabellen und Co. stößt man bei der Erfassung der Daten und im Hinblick auf Übersichtlichkeit und Aussagekraft der relevanten Informationen schnell an seine Grenzen. Auch der Faktor Zeit spielt eine wichtige Rolle, wenn schnell auf Anfragen oder Beschwerden reagiert werden muss. Gerade für Unternehmen mit komplexer Firmenstruktur und zahlreichen Datenverarbeitungen, die auch internationalen Datenverkehr einschließen, ist die Erfassung und das Verfügbarhalten aller relevanten Informationen eine große Herausforderung.
Softwarelösung dsgvo-help
Die Dokumentationssoftware dsgvo-help wird diesen Anforderungen gerecht. Datenschutzprofis, die bei ihren Verzeichnissen Zusammenhänge erfassen und in die Tiefe gehen wollen, werden Schritt für Schritt durch die Dokumentation geführt. Hinweistexte, etwa wenn Rechtsgrundlagen fehlen, sowie ein umfangreiches Glossar und Drop-Down-Listen geben zusätzliche Hilfestellungen bei der Analyse einer Datenverarbeitung. Sind alle Informationen erfasst, kann auf Knopfdruck nach verschiedenen Anforderungen (Art. 13 und 14, Art. 30, etc.) eine PDF-Datei erstellt und ausgespielt werden.
Zahlreiche Vorteile
• Juristisch fundierte und detaillierte Analysen – im Speziellen der Rechtsgrundlagen, von Artikel 3 (2 ) DSGVO (territorialer Geltungsbereich), des Internationalen Datenverkehrs und der Risikoelemente
• Schritt-für-Schritt-Analysen und Informationseingaben aus zwei verschiedenen Sichtweisen (Verantwortlicher, Auftragsverarbeiter) möglich
• Strukturierter PDF-Export auf Knopfdruck:
– Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO
– Maßgeschneiderte Vorlage für die Information nach Art. 13 bzw. 14 DSGVO an Betroffene
– Eine auf die einzelne Datenverarbeitung zugeschnittene Vorlage für eine Auskunft nach Art. 15 DSGVO an Betroffene
– Vorlagen für die Meldung von Datenschutz-Verletzungen nach Art. 33 und 34 DSGVO
– Eine auf die einzelne Datenverarbeitung zugeschnittene Vorlage für die Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 und 36 DSGVO.
• Mandantenfähiges System mit unterschiedlichen Rechterollen, geeignet für interne und externe Datenschutzbeauftragte, Rechtsanwälte, komplexe Firmenstrukturen mit Mutter- und Töchterunternehmen
• Benutzerfreundliche Oberfläche
• Sprachen: Deutsch und Englisch.
