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Order2Cash – der EDI-Basisprozess © GS1 Austria
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Redaktion 14.09.2018

Order2Cash – der EDI-Basisprozess

Die papierlose Supply Chain durch elektronischen ­Datenaustausch. Von PRICAT, ORDERS bis INVOIC.

WIEN. Mit mehr als 30 verwendeten GS1 EANCOM Nachrichtenarten ist Österreich international führend im Bereich des elektronischen Datenaustauschs. In der FMCG (Fast Moving Consumer Goods)-Branche sind bereits über 1.000 Lieferanten EDI-fähig. Im Durchschnitt haben Händler zwischen 200 und über 700 aktive EDI-Partner angebunden. Das Potenzial für eine flächendeckende Nutzung von EDI ist beachtlich. Wie funktioniert aber so eine papierlose Supply Chain in der Praxis?

Zuerst die Basis checken

Basis jedes Replenishmentprozesses (Nachschubprozess, Anm.) ist der Stammdatenabgleich zwischen den Geschäftspartnern (PRICAT). Unter Stammdaten versteht man eigentlich feststehende Informationen über einen Artikel oder dessen Verpackungsvarianten, auf die im Replenishmentprozess zurückgegriffen werden kann.

Passt die Basis, kann’s schon losgehen (siehe Grafik).

Von der Bestellung …

Mit der Bestellung (ORDERS)beginnt die Datenqualität im elektronischen Replenishmentprozess. Durch die elektronische Übermittlung werden Bestelldaten, in unserem Beispiel vom Handel, ohne Medienbruch direkt in das ERP-System des Lieferanten übernommen und lösen dort die Auftragsbearbeitung aus.

Zu gegebener Zeit schickt der Lieferant das elektronische Lieferaviso (DESADV), ein wichtiger Bestandteil für eine optimierte Anlieferabwicklung und bessere Disposition des Wareneingangs beim Handel. Damit können Lkw-Standzeiten reduziert und die Warenübernahme beschleunigt werden. Die DESADV sollte immer zeitgerecht vor der Warenlieferung gesendet werden, um die Verarbeitung der Daten sicherzustellen.

… über die Lieferung …

Nach erfolgter Anlieferung wird die Ware kontrolliert, und dem Lieferanten werden per Wareneingangsbestätigung (RECADV)die Menge der erhaltenen bzw. akzeptierten Artikel und deren Zustand rückgemeldet. Die Nachricht bezieht sich auf eine Lieferung und enthält Einzelheiten betreffend Unter- oder Übermengen, Warenverlust und Diebstahl oder Transportbeschädigungen.

Voraussetzung für eine effiziente RECADV ist die elektronische Abbildung der vor­gelagerten Prozesse Bestellung und Lieferaviso; dem Lieferanten wird dadurch eine liefergenaue Rechnungslegung erleichtert.

… bis zur Zahlung

Die Lieferung passt, die automatische Rechnungsverarbeitung beginnt, dem Handel kann die elektronische Rechnung (INVOIC) gelegt werden.

Schließlich übermittelt der Leistungsempfänger/Handel ein Zahlungsaviso (REMADV) an den Leistungserbringer/Lieferanten und referenziert auf die Einzelrechnungen. Damit wird ein automatisierter Abgleich der eingehenden Zahlungen mit den offenen Posten ermöglicht.
Zu guter Letzt lässt der Leistungsempfänger/Handel seiner elektronischen Ankündigung Taten folgen und – zahlt.

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