Gastkommentar ••• Von Roland Beranek
STEYR. Viele Unternehmen befinden sich in der Blase, dass Betrug und Untreue sie nicht betreffen können. In der Realität kommt Betriebskriminalität aber sehr häufig vor. So gehen Studien davon aus, dass nur zehn Prozent der Fälle aufgedeckt werden und davon nur bei zehn Prozent der Schaden wieder gut zu machen ist.
Zudem folgen für die betroffenen Unternehmen häufig Imageprobleme, wie bekannte Fälle zeigen. Auch ist aufgrund der Haftung von Geschäftsführern (§ 22, GmbH-Gesetz) ein entsprechendes Rechnungswesen und internes Kontrollsystem für jedes Unternehmen ein Pflichtprogramm.
Vier-Augen-Prinzip – und mehr
Basis jeder Rechnungskontrolle ist das Vier-Augen-Prinzip, das das Risiko von Fehlern und Missbrauch reduzieren soll.
Auch sollte nicht der Rechnungsfreigeber eine Rechnung überweisen dürfen. In der Praxis werden noch in vielen Unternehmen diese beiden einfachen Standards nicht eingehalten. Schon mit einer Eingangsrechnungskontrolle (ER-Kontrolle) könnten allerhand Betrügereien verhindert werden. Erster Schritt ist daher die Festlegung eines Workflows. Dieser definiert, welchen Weg bestimmte Rechnungen nehmen müssen, wer die Rechnungen zur Bearbeitung bekommt und wer sie schließlich zur Zahlung freigibt. Eingangsrechnungen in Papierform werden eingescannt, digitale Rechnungen ins System importiert und dann auf digitale Rundreise geschickt. Die zuständigen Mitarbeiter erhalten eine Aufgabe und per Mail eine Benachrichtigung. Auf diese Weise erfolgt die Erfassung der Eingangsrechnungen mit Eingabe der Daten, Kontierung und Freigabe. Schließlich steht einer Überleitung in die Buchhaltung nichts mehr im Wege.
Stammdaten-Check
Bei Eingangsrechnungen sollte immer ein Abgleich mit dem Echtzeit-Update Compass-Realtime einhergehen, das die Stammdaten österreichischer Unternehmen direkt aus den Firmenbuchdaten des Compass-Verlags ausliest und in das BMD-Rechnungswesen übernimmt.
Damit entfällt die manuelle Eingabe von Stammdaten, wird das Risiko von Eingabefehlern vermindert und man erhält einen Hinweis, wenn Daten von rechts-kräftig festgestellten Scheinunternehmen oder auch „erfundenen Lieferanten” in die Stammdaten geführt werden.
Mit dem Monitoring entgeht auch keine Änderung der Stammdaten mehr. Automatisch werden die Personendaten mit der Compass-Datenbank abgeglichen. Gefundene Änderungen werden in Form einer Aufgabe an den zuständigen Mitarbeiter gemeldet. Diese wertvollen Tipps können wohl nicht alle Gaunereien verhindern, aber zumindest die häufigsten.
Vertrauen ist gut, Kontrolle geht schneller!
Roland Beranek leitet die BMD Akademie. BMD ist der führende österreichische Hersteller hochwertiger Business-Software mit rund 28.000 Kunden.
www.bmd.com
