Besser digital einladen

••• Von Michael Fiala

Mit der Software des von Christoph Hütter 2014 gegründeten Unternehmens Eventbutler wird das Einladungsmanagement für Hunderttausende Gäste umgesetzt; das Spektrum reicht dabei von kleineren Fortbildungen und Workshops über Kunden- und Mitarbeiterevents bis zu Jahreshauptversammlungen, internationalen Kongressen und hochkarätigen Gala-Events.

Hütter, der sich seit 2009 intensiv mit dem Thema der digitalen Gästekommunikation beschäftigt, diagnostiziert den heimischen Unternehmen Potential für Optimierungen: „Beim Einladen gibt es definitiv noch Luft nach oben. Es ist für mich immer wieder überraschend, zu sehen, dass Unternehmen viel dem Zufall überlassen und damit auf eine aktive Steuerung der Veranstaltung verzichtet wird”, so Hütter, der ergänzt: „Vielleicht liegt es daran, dass das Einladen keine besonders beliebte, weil undankbare Aufgabe ist. Schließlich lauern an vielen Stellen des Prozesses Stolpersteine. Auch ist die Erwartungshaltung der Unternehmensführung an das Eventmanagement in jedem Fall hoch. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass die zeitlich sehr aufwendige und granulare Umsetzung für die Unternehmensführung nicht visibel und die Komplexität daher gern unterschätzt wird.”

Meistens noch manuell

Aktuelle Studien aus Österreich und Deutschland belegen, dass das Einladen in den meisten Unternehmen nach wie vor mit manuellen Prozessen gelöst wird. Das führt vor allem dazu, dass Gastgeber das Potenzial ihrer Veranstaltungen nicht ausschöpfen und bei den eingeladenen Personen ein inkonsistentes Bild vom Unternehmen entsteht. „Dabei lässt sich mit digitalen Prozessen nicht nur die Effizienz und Transparenz im Einladungsprozess deutlich erhöhen, sondern auch der Erfolg von Veranstaltungen, durch eine höhere Zusagenquote der richtigen Gäste, nachhaltig steigern. Mit klar definierten und vielfach erfolgreich eingesetzten Prozessen bietet Eventbutler eine attraktive Lösung für diese Herausforderungen. Über eine zentrale Online-Plattform können Teams alle Kräfte bündeln und zielorientiert mit den Gästen kommunizieren, um den Erfolg der Veranstaltungen zu maximieren”, erklärt Hütter.

Zuständigkeiten unklar

Ein Hauptproblem ist, dass die Zuständigkeiten und Prozesse innerhalb des einladenden Unternehmens oft unklar sind und mehrere Mitarbeiter oder Abteilungen daran beteiligt sind. Wenn mehrere Mitarbeiter Einladungen versenden und mit potenziellen Gästen kommunizieren, wird es zunehmend schwierig, den Überblick zu behalten und den Prozess aktiv zu steuern. Wird ein Dienstleister mit der Umsetzung des Einladungsmanagements beauftragt, macht das den Prozess nicht unbedingt einfacher.

„Niemand kennt seine Gäste so gut wie der Gastgeber. Meine klare Empfehlung lautet daher, das Einladen nach Möglichkeit intern zu lösen. Wenn mit einer Agentur gearbeitet wird, dann sollte dies in enger Abstimmung über einen Ansprechpartner als Kommunikationsschnittstelle erfolgen. Schließlich ist es in den wenigsten Fällen mit dem Versenden der Einladung getan – auf die mitunter aufwendige Gästekommunikation wird in der Konzeptionsphase gern vergessen. Ordnen Sie dem Einladungsmanagement ausreichend Ressourcen zu und stellen Sie Lösungen zur Verfügung, die eine effiziente und transparente Umsetzung ermöglichen.”

Typischer Einladungsprozess

Aus den Erfahrungen Hunderter umgesetzter Einladungen hat Eventbutler einen typischen Einladungsprozess für eine geschlossene Veranstaltung abgeleitet, mit der man einer erfolgreichen Veranstaltung um einen großen Schritt näherkommen kann. Christoph Hütter erklärt zunächst die wichtigsten Schritte vor dem Start:
Klare Zuständigkeiten – Es muss sichergestellt werden, dass der Einladungsprozess innerhalb der Organisation bei einem Ansprechpartner oder in einer Abteilung zusammenläuft.
Definition des Einladungsprozesses – Es muss festgelegt werden, welche Kontakte über welche Kanäle eingeladen werden und welche Informationen für diese Personen wann wichtig sind. Am besten ist es, ein Prozessdiagramm nach diesem Vorbild zu erstellen.
Aktuelle Kontaktdaten – Nichts ist wichtiger als die Stamm- und Kontaktdaten der Gäste. Diese müssen aktuell sein und dürfen keine Fehler bei Anrede, Titel oder Name enthalten. Der Erfolg einer Einladung – und damit auch der Veranstaltung – hängt zu einem sehr großen Teil von der Qualität der Kontakt­daten ab.

Der Einladungsprozess

1. Erstellen der Einladungsliste – Anlegen einer (!) zentralen Einladungsliste, auf der alle Kontakte enthalten sind. Mehrere Listen sollen vermieden werden. Am einfachsten ist die Verwaltung über eine zentrale Online-Plattform, mit der sich auch Duplikate und fehlerhafte E-Mail-Adressen sofort identifizieren lassen.
2. Save the Date – Versenden Sie ein Save the Date mit Namen, Termin und Ort der Veranstaltung. Wichtig ist der Hinweis, dass eine persönliche Einladung mit den Details zur Anmeldung in den kommenden Wochen folgt und aktuell noch keine Rückmeldung erforderlich ist. Binden Sie eine Kalender-Datei ein, um den Eintrag in den Terminkalender zu erleichtern.
3. Einladung – Übermittelten Sie die personalisierte Einladung und nutzen Sie ein System wie Eventbutler, mit dem Sie Hunderte oder auch einzelne Kontakte auf Knopfdruck einladen und jederzeit nachträglich hinzugefügte Kontakte nachnominieren können. Heben Sie dabei die Kommunikation mit Ihren Gästen auf eine persönliche Ebene. Mit Software können Sie Mailings wie Einladungen oder Anmeldebestätigungen mit wenig Aufwand personalisieren und im Corporate Design Ihres Unternehmens gestalten sowie über eine E-Mail-Adresse Ihrer Wahl versenden.
4. Eventwebsite – Ermöglichen Sie es Ihren Gästen, sich einfach über Ihre Veranstaltung zu informieren und mit einem Klick auf die Einladung zu reagieren.
5. Anmeldeformular – Das Herzstück der Eventwebsite, über das Sie die Reaktionen auf die Einladung erfassen. Für die Gäste ist das Formular bereits (teilweise) vorausgefüllt, sodass die Informationen nur noch überprüft bzw. ergänzt werden. Schneller und bequemer ist keine andere Form der Rückmeldung.
6. An- und Abmeldebestätigung – Nach einer An- oder Abmeldung erwarten sich die Gäste eine rasche Rückmeldung vom Veranstalter; versenden Sie diese daher gleich automatisch. Nutzen Sie diesen Kontaktpunkt, um ein personalisiertes PDF-­Dokument oder ein mobiles Ticket in die ­E-Mail zu integrieren.
7. Reminder für Einladung – Kontakten, welche bisher nicht auf Ihre Einladung reagiert haben, wird die Einladung als ­Reminder geschickt. So stellen Sie sicher, dass niemand Ihre Einladung übersehen hat und Sie das Potenzial Ihrer Einladungsliste ausschöpfen.
8. Event-Informationen – Bleiben Sie nach der Zusage mit Ihren Gästen in Kontakt und informieren Sie mit ein bis zwei Mailings über die bevorstehende Veranstaltung. Damit halten Sie den Spannungsbogen aufrecht, und der nahende Event bleibt präsent.
9. Check-in am Event – Gerade bei Business-Events erwarten die Gäste einen schnellen und professionellen Einlass. Mit ausgedruckten oder gar per Hand erstellten Gästelisten kann man nichts gewinnen. Setzen Sie lieber auf eine digitale Gästeliste und empfangen Sie Gäste schnell und sicher per Tablet. Einfach den Namen des Gasts suchen oder den QR-Code der Anmeldebestätigung mit der Kamera des Geräts erfassen.
10. Follow-up an Teilnehmer – Bleiben Sie dran und versenden Sie am Tag nach der Veranstaltung zumindest ein Danke-Mailing an alle Teilnehmer. Noch besser ist es, wenn Sie Ihren Gästen attraktive Inhalte wie etwa eine Fotogalerie oder Inhalte zu den Themen der Veranstaltung übermitteln können.
11. Analyse – Nach der Veranstaltung ist vor der nächsten Veranstaltung. Daher macht es sich bezahlt, einige Minuten in die Analyse der im Rahmen des Events gewonnenen Daten zu investieren. Haben Sie für die Einladung das ideale Timing gewählt, wurden die richtigen Gäste eingeladen? Sind die Gäste, die auf die Einladung zugesagt haben, auch tatsächlich am Event erschienen?