Die letzte Meile des Einladungsprozesses

••• Von Gianna Schöneich

Bei hochkarätigen Kundenevents sowie Veranstaltungen für Geschäftspartner und Entscheidungsträger setzen Veranstalter verstärkt auf den Einsatz von professioneller Eventmanagement-Software – vor allem dann, wenn es um die Kommunikation mit potenziellen Gästen im Rahmen der Einladung und Anmeldung geht.

„Die Veranstaltung beginnt in der Wahrnehmung der Teilnehmer bereits mit dem Save-the-Date, spätestens aber mit der Einladung. Diese oft unterschätzten Instrumente sind mitunter maßgeblich für die Entscheidung, einen Event zu besuchen. Mit Eventbutler bieten wir eine darauf abgestimmte Online-Lösung, über die unsere Kunden alle Kontaktpunkte mit Gästen vor, während und nach einer Veranstaltung aktiv steuern können”, erklärt Event­butler-Geschäftsführer Christoph Hütter.

Mögliche Irritationen

Als besonders kritisch gilt die korrekte persönliche Ansprache der eingeladenen Personen. Bei Events mit größeren Gästelisten kann man aber schnell den Überblick verlieren, und es können sich unangenehme Fehler einschleichen. Wiederholt sich eine falsch formulierte Anrede bei der nächsten Einladung, können bei den Gästen Irritationen entstehen.

„Gäste erwarten sich heute zu Recht eine perfekte Kommunikation im Rahmen der Einladung, Registrierung und des Empfangs zu einer Veranstaltung – gerade bei Business-Events. Der Großteil der Veranstalter begegnet dieser Erwartungshaltung aber mit einer Mischung aus klassischen Tools wie Outlook, Excel und Papierlisten – oder im besten Fall mit Newsletter-Tools. Mit diesem Mix ist meiner Erfahrung nach aber nur schwer etwas zu gewinnen. Und der hohe Zeitaufwand könnte im Sinne der Organisation wohl auch besser genutzt werden”, so Hütter.
„Bei Eventbutler steht die optimale Gästekommunikation im Mittelpunkt – alle Daten zu den Gästen werden im jeweiligen Account des Kunden in einer zentralen Kontaktdatenbank gespeichert und können für alle Veranstaltungen eines Kunden herangezogen werden. Änderungen der Gästedaten – durch einen der Account-User oder durch den Gast im Zuge eines Anmeldeprozesses selbst – stehen in den Gästelisten aller Events des Accounts automatisch zur Verfügung. So ist immer eine saubere und korrekte Gästekommunikation gewährleistet.”

Komplexe Prozesse

In Eventbutler lässt sich neben einer ganzen Reihe von Standard-Anreden auch eine für jeden Kontakt individuelle Ansprache definieren. Durch die gezielte Ausgabe der Daten in allen E-Mails sowie auf der Eventwebsite ist jeder Kontaktpunkt personalisiert. Auch das Anmeldeformular zur Veranstaltung kann bereits mit Daten vorausgefüllt sein, um dem Gast die Zusage zu erleichtern.

Tatsächlich sehen Veranstalter von Business-Events in der Erstellung von Gästelisten (33%), der Verwaltung von Anmeldungen (30%) sowie der Umsetzung der Einladung (27%) einige der größten Herausforderungen in der Eventorganisation, erklärt Hütter.
„Hinter diesen Themen stehen komplexe Prozesse, die wir bei Eventbutler mit einer einfachen Benutzeroberfläche versteckt haben. So können unsere Kunden Veranstaltungen, E-Mails, Eventwebsites und Anmeldemasken innerhalb weniger Minuten erstellen und sofort Einladungen versenden – optional auch mit einer vollständigen White-Label-Lösung, Wunsch-Domain und individuelle Absende-eMail-Adresse inklusive.”

Digitalisierung des Check-ins

Mit der neuen Eventbutler-App will Christoph Hütter nun auch die letzte Meile des Einladungsprozesses – den Check-in von Teilnehmern am Event mit ausgedruckten Gästelisten – digitalisieren.

„Mit der Einführung der Eventbutler-App schlagen wir die Brücke von der Einladung und Online-Registrierung zum Empfang der Gäste am Event. Eventbutler-Kunden können damit alle Vorteile eines vollständig digitalisierten Einladungs- und Teilnehmermanagements nutzen und haben erstmals die volle Kontrolle über den gesamten Prozess. Der Check-in der Teilnehmer via Tablet und Handy bietet im Vergleich zu Papierlisten nur Vorteile. Gäste werden ohne zeitaufwendige Suche sofort per Name oder QR-Code eingecheckt”, so Hütter.
Sind am Eingang mehrere ­Tablets im Einsatz, wird die Gästeliste auf allen Geräten laufend aktualisiert. Darüber hinaus kann die Liste auch während der Veranstaltung um Gäste erweitert und angepasst werden. Laut Hütter ist das für jede Veranstaltung ein Gewinn an Sicherheit, Übersicht und Komfort.
Die App lässt sich auch ohne Internetverbindung im „Offline-Modus” betreiben – eine Synchronisierung findet bei der nächsten Online-Verbindung statt.

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