••• Von Gianna Schöneich
WIEN. Eine Veranstaltung passiert im Unterschied zu anderen Marketingprojekten immer im Augenblick. Bei einer guten Veranstaltung merkt man die Organisation gar nicht – es läuft einfach alles rund, da kaum etwas dem Zufall überlassen wird. Aufgrund dessen hat das Thema Livemarketing in den letzten Jahren so extrem an Bedeutung gewonnen, erklärt Franz J. Kolostori, Geschäftsführer von eyepin: „Wir waren selbst von dem Boom im Live- und Eventmarketing in den letzten Jahren überrascht, aber glücklicherweise gut vorbereitet.“
eyepin hat vor mehr als zehn Jahren begonnen, eine Softwarelösung für effizientes B2B-Eventmarketing zu entwickeln. In Österreich gehörten die Sozialversicherungsanstalten und UPC zu den ersten Kunden.
„Heute wickeln wir Veranstaltungen aller Art ab – von einfachen Firmenevents bis hin zu internationalen Großveranstaltungen wie die G7- und G20-Gipfel oder die BMW Golf Open“, sagt Kolostori.
„Unsere jahrelange Erfahrung im Livemarketing und die intensive Zusammenarbeit mit den großen Veranstaltern haben eine Softwarelösung hervorgebracht, die allen Anforderungen im Live- und Eventmarketing gerecht wird.“
Hürden sind zu vermeiden
Es gäbe eine klare Tendenz zu mehr Effizienz und höherer Service-Qualität im B2B-Livemarketing. „Heute muss man es als Veranstalter möglich machen, dass sich der Kunde online mit wenigen Klicks registrieren kann und sofort sein Ticket erhält. Dabei bestimmt der Kunde, ob er dies mobil am Weg zur Arbeit oder am Desktop im Büro macht. Da dürfen keine Hürden – Stichwort Responsive Design – im Weg stehen“, so Kolostori. Neben der Zeitersparnis im Einladungsmanagement bieten Software-Lösungen für das Livemarketing eine wesentlich stärkere Bindung an den Kunden.
Durch die intelligente „Betreuung“ der eingeladenen Personen, etwa durch Einträge für elektronische Terminkalender im Einladungs-E-Mail und automatisch versendete Reminder, gibt es wesentlich weniger No-Shows. „Die Anzahl der Teilnehmer kann im Idealfall um bis zu 60 Prozent erhöht werden“, weiß Kolostori.
Erfolgreiches Einladungs- und Gästelistenmanagement
Gästelistenmanagement und VIP-Listen sind eine riesige Herausforderung für jeden Veranstalter. Die professionellen Veranstalter können dabei auf langjährige Erfahrung zurückgreifen. Für Unternehmen und Organisationen mit weniger Erfahrung wird der Einsatz einer professionellen Lösung immer wichtiger, um den Überblick über die Vielzahl an Listen und VIP-Listen zu behalten. „Die Datenqualität hat sich in den letzten Jahren stark verbessert; hier geht es nicht nur darum, die Daten sauber verfügbar zu haben und niemanden zu vergessen, es muss auch die richtige Anrede für den jeweiligen Kommunikationskanal hinterlegt sein“, sagt Kolostori und erklärt: „Bei politischen Funktionären oder Vertretern der Wissenschaft kann es schon mal eine große Herausforderung sein, im Brief, in der E-Mail und auf der Event-Website die adäquate Anrede samt Titel parat zu haben.“
Einfache Akkreditierung und Rundum-Sicherheit
Für Großveranstaltungen sind ein Delegationsmanagement und eine integrierte Akkreditierungs-Routine meist unumgänglich. Sicherheit wird groß geschrieben, und je höher die Prominenten-Dichte eines Events, desto mehr Aufwand muss der Veranstalter in das Thema Sicherheit und Gästekontrolle investieren; hier ist ein lückenloses, aber simples System gefragt, das von einem meist kleinen Event-Team effizient durchgesteuert werden kann und die Möglichkeit zum manuellen Eingriff bietet.
Im Livemarketing ist oft eine schnelle Reaktion und manchmal auch Krisenmanagement gefragt. „Mit den richtigen Lösungen kann man rasch auf Engpässe oder freie Ressourcen reagieren und behält den Überblick über das Gästemanagement, auch wenn viele verschiedene Abteilungen oder Organisationen unterschiedliche Qualitäten an Adresslisten zuliefern. Am Ende hat man den Überblick über den gesamten Event, das macht Livemarketing so spannend“, so Kolostori abschließend. (red)
