WIEN. Gerade Veranstalter geschlossener Events profitieren von einer neuen Generation an cloudbasierter Eventmanagement-Software. Das Einladen und Verwalten von Gästen war noch nie so einfach, übersichtlich und schnell. medianet hat sich mit dem Software-Experten Christoph Hütter über die neuen Möglichkeiten im Einladungsmanagement unterhalten.
Das Einladen zu einer Veranstaltung kann eine äußerst aufwendige und mühsame Angelegenheit sein, vor allem wenn das Einladungsmanagement manuell oder mit mehreren Softwareprogrammen umgesetzt wird. „Damit überlässt der Veranstalter vieles, vor allem aber den Erfolg einer Veranstaltung, dem Zufall. In der Praxis fehlt meist ein klarer Prozess und damit auch die Übersicht und Steuerbarkeit. Diese Risiken muss heute kein Veranstalter mehr eingehen”, so Eventbutler-Geschäftsführer Christoph Hütter.
Übersichtlich & einfach
Hütter kennt die Probleme, die Unternehmen bei der Ausrichtung von Veranstaltungen gegenüberstehen, nur allzu gut. Mit seinem Wiener Software-Unternehmen unterstützt er täglich Unternehmen bei der Optimierung ihrer Einladungsprozesse und hilft, diese mit der eigens dafür entwickelten Software „Eventbutler” zu automatisieren.
„Bei Eventbutler haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, die technische Komplexität aus dem Einladungsprozess zu nehmen. Hinter der übersichtlichen und einfach zu bedienenden Benutzeroberfläche von Eventbutler sind automatisierte und durchwegs komplexe Prozess abgebildet, die sich an den individuellen Anforderungen des Veranstalters orientieren. Das Ergebnis für unsere Anwender ist ein sofort spürbares Plus an Geschwindigkeit, Effizienz und Transparenz”, erklärt Hütter die Vorteile des digitalen Einladungsmanagements.
Mit der Einführung der Funktion „Event Wizard” wird das Einladen nun noch deutlich einfacher: „Über den Event Wizard können Veranstaltungen in fünf Schritten angelegt und binnen weniger Minuten personalisierte Einladungen im Corporate Design des Gastgebers verschickt werden. Dazu gibt der Anwender die wichtigsten Eckdaten der Veranstaltung ein, wählt Farben und Schriften aus und spielt die Gästeliste mit Anrede, Namen und E-Mail-Adressen ein – fertig, schon können Save-the-Date oder die Einladung versendet werden. Unsere Software erledigt den Rest, erstellt automatisch alle Elemente wie Mailings, Eventwebsite, Anmeldeformular und personalisierte Tickets.” Alternativ können Anwender auch eine bestehende Veranstaltung duplizieren und aktualisieren. „So oder so – eine neue Veranstaltung lässt sich binnen weniger Minuten erstellen, und die Einladungen können sofort versendet werden”, so Hütter.
Personalisierte Vorlagen
Das Vereinfachen des technischen Set-ups für einen digitalen Einladungsprozess ist freilich nur ein Teil der Herausforderung. Eine weitere liegt in der Aufbereitung der Inhalte für Mailings und Eventwebsites. „Auch hier bieten wir dem Anwender mit personalisierten Vorlagen eine Basis, mit der man sofort loslegen kann”, erklärt Hütter die zusätzlichen Vorteile der neuen Funktion.
Ist die Veranstaltung und der gewünschte Einladungsprozess aufgesetzt, können Einladungen an die eingespielten Kontakte versendet werden. Auch das Einladen einzelner Nachnominierungen ist mit wenigen Klicks möglich. Statistiken zu den versandten Mailings sowie den Reaktionen der Gäste runden den Prozess ab. (red/gs)
