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Software für effiziente und sichere Events © Georg Aufreiter

Mit QR-Code-Tickets am Smartphone werden Teilnehmer mit Sicherheitsabstand binnen weniger Sekunden auf der Veranstaltung erfasst.

© Georg Aufreiter

Mit QR-Code-Tickets am Smartphone werden Teilnehmer mit Sicherheitsabstand binnen weniger Sekunden auf der Veranstaltung erfasst.

Redaktion 11.09.2020

Software für effiziente und sichere Events

Digitales Teilnehmermanagement spielt für den Neustart in der Veranstaltungsbranche eine entscheidende Rolle.

••• Von Britta Biron

Zwar erschweren behördliche Auflagen derzeit die Durchführung von Events,viele Unternehmen wollen und können aber trotzdem nicht länger darauf verzichten. „Reine Online-Kommunikation und digitale Eventformate scheinen mehr eine Zwischenlösung und Ergänzung als ein vollständiger Ersatz zu sein. Allerdings sind die Anforderungen für einen Live-Event durch die behördlichen Auflagen deutlich komplexer geworden und ohne dementsprechende Software nicht mehr umsetzbar”, wissen die beiden Invitario-Geschäftsführer Christoph Hütter und Stefan Grossek.

Aber natürlich habe Corona den Trend zur Digitalisierung in der Eventbranche noch weiter verstärkt: „Der Wandel ist schneller und tiefgreifender, als wir noch am Beginn der Pandemie angenommen hatten.”

Alles im Griff

Das smarte Teilnehmermanagement des Wiener Start-ups zeichnet sich durch eine Reihe von Vorteilen aus. Dazu zählt, dass es für alle Arten und Größen von Veranstaltungen einsetzbar ist – von internen Workshops und Trainings, über Produktpräsentationen, Firmenjubiläen, Galas und Kongresse bis zu internationalen Roadshows.

Dabei ist das Tool einfach in der Anwendung und erleichtert die Einhaltung aller sicherheitsrelevanten Vorgaben.
„Wir beobachten die behördlichen Auflagen in mehreren Ländern. Auch wenn diese in Details regional sehr unterschiedlich ausfallen, gibt es einen gemeinsamen Nenner: die begrenzte Teilnehmerzahl sowie die Dokumentation der Anwesenheit und damit auch die Möglichkeit zu einer Kontaktnachverfolgung”, so Hütter.
Mittels Online-Anmeldungsformular auf der Event-Website werden alle notwendigen Teilnehmerdaten erfasst und von den Gästen die Zustimmungen zur Datenschutzerklärung und einer möglichen Weitergabe von persönlichen Daten zum Zweck eines behördlichen Kontakt-Tracings eingeholt; außerdem ist die Abfrage weiterer Informationen, z.B. Menüwünsche, möglich.

Perfekter Überblick

Durch den digitalen und kontaktlosen Check-in und Check-out vor Ort – bei mehreren Ein- und Ausgängen natürlich synchronisiert – liegen dem Veranstalter bzw. Organisator auch alle notwendigen Informationen für die Nachbearbeitung des Events sowie die Erfolgskontrolle vor. Gerade jetzt sei, so Grossek, die Rentabilität von Events besonders wichtig.

Da der Informationsbedarf von Event-Veranstaltern derzeit besonders groß ist, hat Invitario seinen Blog um eine Reihe von Artikeln und Experten-Talks zum Thema Covid-19 und Events erweitert.

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