WIEN. Zunehmende Telearbeit ist nur eine Herausforderung von vielen auf dem Weg zum papierlosen Büro. Da gibt es zum Beispiel auch jene Firma, bei der ein Mitarbeiter ins Büro kommt – die anderen sind alle im Homeoffice –, die Post öffnet und die Rechnungen einscannt, um diese dann per E-Mail an die Kollegen im Rechnungswesen weiterzuleiten. Ohne Vorkontierung ist das allerdings doch nicht so praktikabel wie gedacht.
Was alles passieren kann …
Bei einem anderen Unternehmen passierte ein gröberes „Hoppala”: Ein Mitarbeiter hatte alle Lieferanten darum gebeten, sämtliche Rechnungen an seine Privatadresse zu schicken. Es dauerte nicht lang – und fast wären Tonnen von Lebensmitteln vor seiner Tür abgeladen worden, weil ein Geschäftspartner nicht nur die Rechnungs-, sondern auch gleich die Lieferadresse für die Waren geändert hatte. Bei Unternehmen, die mittels Elektronischem Datenaustausch (EDI) verbunden sind, wären diese und andere Dinge jedenfalls nicht passiert.
Die Rechnung (oder: INVOIC) ist natürlich nur ein Dokument von vielen, die man digitalisieren kann. Zahlreiche EDI-Nutzer haben den gesamten sogenannten Purchase-to-Pay-Prozess – angefangen von der Bestellung bis zum Zahlungsaviso – automatisiert. Das inkludiert etwa Bestellbestätigungen (ORDRSP – Order Response) oder Lieferscheine (DESADV – Despatch Advice).
„Grundsätzlich können alle Geschäftsdokumente, also auch Stammdaten (PRICAT – Price Catalogue), digitalisiert werden”, sagt Klaus Schaffer, Business Development Manager bei Editel Austria. „Außerdem erspart sich der Rechnungssteller im Vergleich zu einer Papierrechnung in der Gesamtbetrachtung pro e-Rechnung 6,60 Euro bzw. knapp 60 Prozent der Kosten.”
Ähnliche Einsparungspotenziale sind auch aufseiten des Rechnungsempfängers möglich. Und noch viel wichtiger: nicht nur bei der Rechnung, sondern auch bei allen anderen Prozessschritten schlummert Optimierungspotenzial!
„Vollständig automatisierter Elektronischer Datenaustausch macht vor allem dann Sinn, wenn es regelmäßige Geschäftsbeziehungen und ein nennenswertes Dokumentenaufkommen gibt”, rät Schaffer. „Allein Editel als Marktführer in Österreich hat bereits mehr als 20.000 Firmen an EDI angebunden.” (pj)
