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E-Rechnungen statt Papierkram © Editel/Nadja Nemetz

UmstellungGerd Marlovits, Geschäftsführer von Editel Aus­tria, ortet massive Einsparungsmöglichkeiten von Papier beim Umstieg auf Elektronische Datenverarbeitung.

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UmstellungGerd Marlovits, Geschäftsführer von Editel Aus­tria, ortet massive Einsparungsmöglichkeiten von Papier beim Umstieg auf Elektronische Datenverarbeitung.

Redaktion 30.08.2019

E-Rechnungen statt Papierkram

Durch Elektronischen Datenaustausch (EDI) könnten bei Rechnungen 495 Mrd. Blatt Papier eingespart werden.

WIEN. Der elektronische Austausch von Geschäftsdokumenten ist weltweit auf dem Vormarsch – das Stichwort dazu lautet auf Digitalisierung. Das Potenzial ist nach wie vor groß, das belegt etwa eine aktuelle Marktstudie von Billentis: Demnach werden 2019 voraussichtlich weltweit 550 Mrd. Rechnungen erstellt, wobei davon laut Prognose aber erst 55 Mrd., also zehn Prozent, komplett papierlos erfolgen.

„Selbst wenn pro Rechnung nur ein Blatt Papier ausgedruckt wird, ergibt sich bei einer Umstellung auf Elektronischen Datenaustausch ein theoretisches Einsparungspotenzial von 495 Milliarden Blatt allein in diesem Jahr”, erläutert Gerd Marlovits, Geschäftsführer von Editel Austria. Bei einem Gewicht von fünf Gramm pro DIN A4-Blatt könnte man dadurch also jährlich 2,475 Mio. t Papier einsparen.

Potenzial bei Lieferscheinen

In Österreich werden bereits 30% aller Rechnungen elektronisch ausgetauscht, was in etwa dem europäischen Schnitt entspricht. Dabei haben KMU generell noch Nachholbedarf. „Speziell bei kleineren Unternehmen fehlen allerdings manchmal die technischen Voraussetzungen, beispielsweise durch die mangelnde Nutzung von Warenwirtschaftssystemen. Dadurch wird in weiterer Folge der Einsatz von EDI erschwert”, erklärt Marlovits.

Zwar seien KMU an günstigen und effizienten Verfahren interessiert, in der Praxis fehle es aber mitunter am internem Spezialisten-Know-how – oder auch am Mut zur Umsetzung.

Rechnungsaufkommen steigt

Angesichts der aktuellen Klimadebatte verweist Marlovits darauf, dass sich die Gesamtzahl der Rechnungen weltweit von 550 Mrd. bis 2035 vervierfachen wird. „Auch abseits von Abgasnormen und Plastikverboten gibt es Möglichkeiten, ressourcenschonend zu handeln. Kunden und Lieferanten können durch eine Umstellung auf Elektronischen Datenaustausch zudem die Qualität ihrer Daten erhöhen”, erklärt Marlovits. Durch EDI können Rechnungen in standardisierte und strukturierte Daten konvertiert und binnen Sekunden versendet werden. Dadurch werden manuelle Bearbeitungen unnötig, potenzielle Fehlerquellen eliminiert.

Durchlaufzeit um 60% verkürzt

Stark verbreitet ist EDI derzeit im Einzelhandel, bei Konsumgüterherstellern, in der Logistik, im Automotive-Bereich, der Gastronomie bzw. im Systemcatering sowie im Pharma-Bereich. Vielfach werden nicht nur Rechnungen elektronisch zwischen Geschäftskunden und ihren Lieferanten ausgetauscht, sondern auch Bestellungen, Bestellbestätigungen, Lieferscheine, Zahlungsbestätigungen und Etliches mehr.

Die US-Bank JP Morgan hat eruiert, dass die Durchlaufzeit eines papierbasierten Auftrags von der Bestellung über die Rechnungsverarbeitung bis zur Archivierung 30 bis 120 Tage beträgt. Mittels elektronischem Datenaustausch lässt sich die Durchlaufzeit um rd. 60% verkürzen.
Besonders ausbaufähig ist derzeit die digitale Archivierung von E-Rechnungen – für international tätige Handels- und Konsumgüter-Konzerne ist das von besonderem Interesse. (red)

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