WELS. Elektronische Beschaffung, auf Englisch auch E-Procurement genannt, bezeichnet den Einkauf und die Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen über das Internet – so viel zur Begrifflichkeit. Während Buchhaltung und Rechnungsstellung in fast allen Unternehmen digital erfolgen, ist die Beschaffung oft wenig bis gar nicht automatisiert. Eine aktuelle Studie von Conrad zeigt: Nur 21% aller Firmen haben ihren Einkauf vollständig digitalisiert.
Die Einführung einer elektronischen Beschaffung würde sich jedoch schnell bezahlt machen. Denn sowohl Einkauf als auch Buchhaltung könnten hiermit beschleunigt werden. Viele Firmen verlieren im Tagesgeschäft die Beschaffung aus dem Auge – ein strategischer Fehler, denn hier lassen sich schnell Effizienz-Potenziale heben.
Einkaufsprozesse optimieren
Aufwändige und intransparente Prozesse beim Einkauf von Waren für den technischen Betriebsbedarf führen zu unnötig hohen Kosten. Selbst kleine Bestellungen durchlaufen häufig den kompletten Prozess, sodass am Ende die hierfür anfallenden Kosten den eigentlichen Warenwert bei Weitem übersteigen.
Nie war effizientes Prozessmanagement wichtiger als heute. Denn je schneller sich die Welt dreht, desto komplexer und anspruchsvoller wird das Business. Mit einfachem und schnellem One-Stop-Shopping und maßgeschneiderten Services auf einer Plattform hilft Conrad Electronic kleinen, mittleren und großen Unternehmen, Zeit und Geld im Beschaffungsprozess zu sparen – um so mehr Ressourcen für die wirklich wichtigen Dinge zu haben.
„Damit wir gezielt auf die Wünsche unserer Geschäftskunden eingehen können, bieten wir eine Vielzahl unterschiedlicher Angebote an, die vom kleinen Betrieb über das mittelständische Unternehmen bis hin zum Grosskonzern die passende Lösung bieten”, so die Spezialisten von Conrad Electronic Österreich.
Browser vs. ERP-System
In der weiteren Folge kommt dann doch die Unternehmensgröße, zumindest indirekt, ins Spiel. Bzw. vielmehr die Frage nach dem Vorhandensein eines eigenen Procurement-Systems oder -Dienstleisters.
Die einfachste Art, E-Procurement zu nutzen, sind browserbasierte Lösungen. Sie bieten sich für kleinere und mittlere Unternehmen ohne eigens integriertes ERP-System an. Hierbei stellt Conrad Kataloglösungen bereit, die per Webbrowser nutzbar sind. So sind Preise und Lagerbestände immer aktuell. Über zusätzliche Schnittstellen ist oft auch eine Datenübernahme in die eigene Buchhaltung möglich.
Für Unternehmen mit vorhandenen ERP-Lösungen wie SAP Ariba, Oracle, Coup o. Ä. halten die Conrad-Experten eine Integration von eKatalogen ins eigene System sinnvoll: Bei einer statischen Integration werden die Daten manuell importiert und bleiben bis zum nächsten Update unverändert. Bei der dynamischen Anbindung über ein Open Catalog Interface (OCI) kann der Lieferant die Daten kontinuierlich pflegen und so z.B. Zugriff auf den Lagerbestand oder Angebote von Marktplatzpartnern gewähren.
In beiden Fällen können Rechnungsdaten elektronisch ins Rechnungswesen übernommen werden.
Kurz zur Datensicherheit
Der sichere Austausch der Unternehmensdaten wird entweder durch geprüfte EDI-(Elektronischer Datenaustausch; electronic data interchange) und, sofern gewünscht, per API-Schnittstellen oder durch entsprechenden Datentransfer über sichere Übertragungsprotokolle wie etwa SFTP oder HTTPS gewährleistet.
