••• Von Paul Christian Jezek
LIEZEN. Die 1947 gegründete Wohnbaugruppe Ennstal gehört mit sechs Niederlassungen zu den größten und modernsten österreichischen Wohnbaugenossenschaften.
Sie vereint sechs Bauträger und verwaltet aktuell über 50.000 Wohnungen und Geschäftslokale, Amtsgebäude und sonstige Gebäude in nicht weniger als 160 heimischen Gemeinden. Jährlich kommen weitere Verwaltungseinheiten hinzu; mehr als 200 Mitarbeiter in ganz Österreich werden derzeit beschäftigt.
Möglichst wenig Papier
Allein rund 80.000 (!) Rechnungen werden von der Wohnbaugruppe Ennstal jährlich erstellt – und ebenso viele digitale Zahlungsfreigaben sind notwendig. Kein Wunder also, dass ein großes Ziel von Vorstandsdirektor Alois Oberegger darin besteht, „komplett papierlos zu arbeiten – zumindest aber möglichst papierarm”!
Die Zehntausenden Rechnungen und anderen Dokumente wurden ja bisher ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt, archiviert. Der größte Teil davon ist bereits elektronisch abrufbar – die nötigen Unterschriften konnten hingegen noch nicht digital vorgenommen werden. Viel Zeit ging bei der Wohnbaugruppe Ennstal schon deshalb verloren, da Signaturen nicht „nur” innerhalb eines Standorts, sondern auch von Vertretern anderer Niederlassungen benötigt wurden.
„Das war der ganz normale Wahnsinn im Büroalltag”, berichtet Oberegger. „Denn ein Dokument, das bereits in digitaler Form vorlag, wurde nur für die Unterschrift wieder ausgedruckt und dann erneut versendet, um es wiederum mit der Unterschrift eines Mieters bzw. Auftraggebers zu versehen. Und anschließend ist es wieder eingescannt worden …”
Die A-Trust Signaturbox
Die Wohnbaugruppe Ennstal hat jedoch eine Vorreiterrolle übernommen – in Form einer eigenen Archivlösung und deren Einbindung in das hauseigene ERP-System sowie in der Implementierung der Handy-Signatur in Form der A-Trust Signaturbox, gekoppelt mit der Unterschriftenmappe „MOXIS”.
„Diese ermöglicht eine rechtsgültige digitale Unterschrift unter Einhaltung aller Compliance-Richtlinien”, bestätigt Oberegger. Die elektronische Signaturplattform senkt die Durchlaufzeiten deutlich und befähigt zum Signieren auch von mobilen Endgeräten aus.
Vorstandsdirektor Oberegger hat in diesem Sinne seine Unterschrift auch schon einmal von der Skipiste aus getätigt: „Der Sicherheitsaspekt ist vor allem bei der Stapelsignatur, also beim Unterschreiben mehrerer Unterlagen mit nur einer Handy-Signatur (mit QR-Code), sehr wichtig, weil hier Dokumente hinter den Aufträgen liegen, bei denen gewährleistet sein muss, dass keinerlei Manipulation möglich ist.”
Weitere Vorteile
Und noch einige wesentliche Aspekte hebt Oberegger hervor: „Wir sind jetzt näher zusammengerückt. Bisher musste ein Dokument, das etwa in Deutschlandsberg erzeugt wurde, zur Unterschrift mit der Post in die Zentrale nach Liezen geschickt werden – und dann wieder zurück. Dank der Digitalisierung fallen nun unzählige Postwege weg, was die Prozesse verkürzt und viel Zeit spart.
Übrigens gehören damit auch Skontoverluste der Vergangenheit an!”
