••• Von Britta Biron
Dass sich das Comeback von Business-Events auch heuer fortsetzt, ist nicht nur ein subjektiver Eindruck beim Blick auf die zahlreichen Einladungen zu Messen, Kongressen, Kunden-Events, Produktpräsentationen, Webinaren oder Roadshows, sondern wird durch die aktuelle Invitario-Umfrage anhand von 362 Interviews bestätigt.
Über die Hälfte (52%) der Befragten ist der Meinung, dass Business-Events seit dem Ende der Pandemie deutlich oder eher an Bedeutung gewonnen haben, und der Anteil jener, die in den kommenden drei Jahren mit einer weiteren Zunahme rechnen, liegt mit 54% sogar noch höher.
Die hohe Relevanz zeigt sich auch daran, dass Business-Events von immer mehr Unternehmen genutzt werden, um ihre Zielgruppen besser zu verstehen und ihre Marketing- und Vertriebsmaßnahmen dadurch zu optimieren.
„Bereits 43 Prozent der befragten Unternehmen erheben Event- und Teilnehmerdaten und lassen diese in die 360-Grad-Betrachtung aller Kommunikationsmaßnahmen einfließen. Bei der Umfrage im Vorjahr lag der Anteil erst bei 21 Prozent”, erläutert Invitario-Geschäftsführer Christoph Hutter.
Beachtlich sei auch, wie viel Zeit für die Organisation von Business-Events aufgewendet wird: Bei rund zwei Drittel der Unternehmen sind es mindestens sechs Arbeitstage, jeweils 20% investieren zwischen elf und 20 Tage bzw. mehr.
Höhere Quantität
28% der Unternehmen veranstalten heuer mehr Events als im Vorjahr, bei 17% hat sich die Zahl sogar deutlich erhöht, bei immerhin fast der Hälfte (48%) ist sie gleich hoch wie 2022. Reduziert haben nur sieben Prozent der Firmen und das auch nur in eher geringem Umfang. Und das große Angebot trifft auf eine steigende Nachfrage. Über ein Drittel (36%) der Befragten will in den kommenden zwölf Monaten mehr Veranstaltungen besuchen, bei etwas mehr als der Hälfte (52%) stehen ähnlich viele Events im Kalender wie in den vergangenen zwölf Monaten.
Mit der Quantität wächst auch die Vielfalt. „Auffällig ist, dass die Verteilung auf die verschiedenen Event-Arten sehr gleichmäßig ausfällt”, sagt Invitario-Geschäftsführer Christoph Hütter. Innerhalb einer Bandbreite von nur zehn Prozentpunkten finden sich gleich sieben Eventarten: Mitarbeiter-Events (58%), Präsentationen, Vorträge und Podiumsdiskussionen (57%), virtuelle Events und Webinare (55%), Networking-Events (53%), Seminare & Workshops (51%), Kunden-und Partnerveranstaltungen sowie Abendveranstaltungen (je 49%).
Präferenz für Live-Events
Bei der Frage „Präsenz, virtuell oder hybrid?” liegt die Präferenz eindeutig bei der ersten Variante. „2023 ist das Jahr der Präsenzveranstaltungen. Für 65 Prozent der Unternehmen sind sie wichtiger oder sogar viel wichtiger als Online-Veranstaltungen”, so Invitario-Geschäftsführer Stefan Grossek und verweist darauf, dass diese Meinung bei den Dienstleistern sogar noch stärker vertreten ist (85%).
Dass im Umkehrschluss Online-Events an Bedeutung verlieren, bestätigt die Studie aber nicht. Eine große Mehrheit (84%) der Unternehmen nutzt sie, 23% sogar häufiger oder viel häufiger als noch 2022. Rein quantitativ haben Online-Events Präsenzveranstaltungen bereits überholt, und fast ein Drittel der Teilnehmer (30%) hält sie für ebenso wichtig wie Präsenzveranstaltungen.
Dass man mittlerweile weniger über virtuelle Events spricht, liegt laut Grossek daran, dass sie nicht mehr als Ersatz für Präsenzveranstaltungen herhalten müssen und insgesamt „artgerechter” – etwa Webinare für Informationsvermittlung – eingesetzt werden.
Hütter verweist noch auf einen weiteren Aspekt: „Präsentveranstaltungen bleiben aufgrund der persönlichen Gespräche vermutlich viel besser in Erinnerung, was das deutlich bessere Abschneiden gegenüber virtuellen Events erklären kann.”
KI für die Planung
Aber die Digitalisierung bleibt ein wichtiger Faktor bei Business-Events – besonders was den Einsatz von Künstlicher Intelligenz betrifft.
Die Erstellung und Zusammenfassung von Texten (78%), Automatisierung von Social Media Postings und Marketing (63%), Übersetzung von Inhalten (56%) und Themenempfehlung (41%) wurden in der Studie am häufigsten als mögliche Einsatzbereiche im Eventmarketing genannt.
Rund ein Drittel (32%) der befragten Unternehmen nutzt bereits KI-basierte Lösungen für die Erstellung und Verwaltung von Veranstaltungsinhalten, bei zwölf Prozent ist der Einsatz solcher Tools geplant.
Luft nach oben gibt es auch dabei, wie der Erfolg eines Events gemessen wird. Am häufigsten (78% der Befragten) ist die Zahl der Teilnehmer das Maß der Dinge, mehr als die Hälfte lässt auch die Zufriedenheit der Partner, Aussteller und Sponsoren in die Bewertung einfließen. Deutlich seltener (43%) wird direkt beim Event oder kurz danach eine Teilnehmerbefragung durchgeführt. Immerhin schon rund ein Drittel (37%) bewertet den Erfolg ihrer Business-Events auch anhand der neu gewonnenen Leads oder der Anzahl von Anfragen nach dem Event (30%).
Wirtschaftliche Probleme
Abgefragt wurde heuer auch, ob und wie die aktuell schwierige Wirtschaftslage die Business-Events beeinflusst. Dabei zeigt sich ein sehr uneinheitliches Bild. Event-Dienstleister sind am stärksten betroffen. Eine große Mehrheit sieht mehr oder weniger starke negative Effekte. Zwei Drittel (66%) geben an, dass die Umsetzung von Eventprojekten teurer als erwartet ausfällt, und bei mehr als der Hälfte der Auftraggeber (59%) geringere Budgets zur Verfügung stehen. Rund die Hälfte (51%) hat mit Personalmangel zu kämpfen, und bei knapp einem Viertel (23%) hat sich die Auftragslage verschlechtert.
Deutlich positiver fällt das Urteil der veranstaltenden Unternehmen aus. Nur 32% sehen negative Auswirkungen und von diesen haben 69% ihre Event-Budgets reduziert. Gespart wird am ehesten bei Location, Catering, Rahmenprogramm, den Reise- und Hotelkosten sowie der Veranstaltungstechnik.
Am geringsten betroffen sind die Event-Teilnehmer, allerdings zeigt sich auch hier eine Tendenz zu mehr Sparsamkeit. 30% bevorzugen derzeit virtuelle Events und rund ein Fünftel kostenlose Veranstaltungen bzw. solche, die mit keiner langen Anreise oder Übernachtung verbunden sind.
Insgesamt zeichnet die Studie ein umfassendes Bild der aktuellen Lage und Trends und liefert Veranstaltern und Dienstleistern fundierte Daten, um die Planung und Durchführung von Business-Events weiter zu optimieren.
Das Whitepaper mit den detaillierten Ergebnissen steht ab 15. September zum kostenlosen Download zur Verfügung:
https://invitario.com/
