3 Tipps wie Sie kurzfristige Journalistenanfragen mit Leichtigkeit managen
Was gibt es Besseres für Kommunikationsverantwortliche im Unternehmen, wenn plötzlich die unerwartete Interview-Anfrage einer interessanten Zeitschrift ins Haus flattert? Jetzt muss es schnell gehen, schließlich gilt es jetzt in Windeseile allerhand vorzubereiten.
Die schlechte Nachricht: Wenn Sie erst beginnen, Ihre Informationen zusammenzustellen, ist es vermutlich schon zu spät. Wer seine Hausaufgaben jedoch schon im Vorfeld rechtzeitig erledigt und in strategische Pressearbeit investiert, kann sich jetzt entspannt zurücklehnen und die vorbereiteten Unterlagen zücken.
Damit Sie von unerwarteten Journalisten-Anfragen nicht überrumpelt werden, haben wir folgende 3 Tipps für Sie parat:
1. Gute Vorbereitung ist das A und O
Erarbeiten Sie die notwendigen Basisunterlagen Ihres Unternehmens. Dazu gehören eine Basis-Pressemitteilung mit allen grundlegenden Informationen rund um Ihr Unternehmen und Ihre Produkte oder Dienstleistungen. Ein Factsheet bietet den Journalisten Zahlen, Daten und Unternehmensfakten in übersichtlicher Form – es verhält sich im Prinzip wie mit einem tabellarischen Lebenslauf bei den Bewerbungsunterlagen. Beachten Sie dabei, diese Informationen regelmäßig zu aktualisieren und auf dem neuesten Stand zu halten, damit es bei Bedarf flott geht. Außerdem dürfen natürlich aktuelle, aussagekräftige Pressefotos bei den Basisunterlagen nicht fehlen. Am besten stellen Sie alle Informationen kompakt in einem Pressecorner auf Ihrer Website zur Verfügung – so haben Journalisten jederzeit alles Notwendige über Ihr Unternehmen griffbereit.
2. Nehmen Sie sich Zeit für die PR-Strategie
Abwarten und Teetrinken ist bei der Bearbeitung von Presseanfragen nämlich keine ratsame Vorgehensweise. Schnelle und professionelle Reaktion ist hier gefragt. Denn: Zeit ist Bericht. Und unter Druck lassen sich die Informationen auch nicht einfach aus dem Ärmel schütteln. Mit gut eingespielter PR werden Sie im Bericht nicht nur erwähnt, sondern können auch Ihren USP und Ihre Kernbotschaft unterbringen.
Beantworten Sie Journalistenanfragen im Unternehmen immer mit höchster Priorität. Holen Sie sich das OK für Zitate und Statements bereits im Vorhinein ein, damit Sie durch langwierige Abstimmungen und Freigabeprozedere nicht unnötig viel Zeit – und damit womöglich das Interesse des Journalisten – verlieren. Wer die Arbeitsweise in Redaktionen kennt und respektiert, weiß um den Wert schnell verfügbarer Informationen Bescheid. Journalisten wissen diese Art der professionellen Zusammenarbeit zu schätzen und erinnern sich bei der nächsten Reportage oder beim Themenspezial zuerst an Sie.
3. Beachten Sie die Pflegehinweise in der PR
Bauen Sie kontinuierlich persönliche Kontakte zu Journalisten auf. Wenn Sie in regelmäßigem Austausch stehen und Ihre Kontakte laufend pflegen, gelingt es Ihnen geplant angefragt zu werden. So können Sie sich langfristig und gezielt darauf vorbereiten, indem Sie z. B. mit einem PR-Profi gemeinsam laufend aktuelle Themen, Entwicklungen und Herausforderungen Ihrer Branche recherchieren und pointierte Statements dazu vorbereiten. So machen Sie sich für Ihre Journalisten interessant und bringen sich aktiv ins Spiel. Mit gezielter und langfristig geplanter Pressearbeit lukrieren Sie den bestmöglichen Output in der Medienpräsenz.
Diese Tipps unterstützen Sie bei der erfolgreichen Pressearbeit. So können Sie im Anlassfall auf bereits aufbereitete Presseinformationen zurückgreifen und die Zusammenarbeit mit Journalisten läuft wie am Schnürchen.
PR ist unsere Leidenschaft seit vielen Jahren – und deshalb unterstützen wir Sie gerne auf dem Weg zu mehr Erfolg durch Pressearbeit.
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