Wie man große Projekte in kleinen Unternehmen managen kann
Große Projekte sind sogar für größere Unternehmen oftmals eine Herausforderung. Noch komplizierter kann es werden, wenn kleinere Unternehmen mit Mammutaufgaben beauftragt sind. Dann gilt es, effektiv und strukturiert zu arbeiten. Erfahrung und eine effiziente Arbeitsweise spielen dabei eine mindestens genauso große Rolle. In diesem Artikel möchten wir Ihnen zeigen, wie es auch kleineren Unternehmen gelingen kann, große Aufgaben zu bewältigen.
Das Zauberwort heißt Effizienzsteigerung
Je größer die Effizienz, desto höher ist die Produktivität im Unternehmen. Doch wie kann dieser Faktor erreicht werden? Der wohl größte Einflussfaktor hierbei ist die Erfahrung mit einer strukturierten Arbeitsweise. Im Laufe der Jahre werden Arbeitsprozesse so weitgehend optimiert, dass das gleiche Ergebnis in viel kürzerer Zeit erreicht werden kann.
Doch selbst die beste Erfahrung ist nicht hilfreich, wenn die Arbeitsstrukturen nicht optimiert wurden. Deshalb gilt es für kleine Unternehmen, Arbeitsprozesse genauestens unter die Lupe zu nehmen und sie effizienter zu gestalten. Beispielsweise können dabei einige Handgriffe vereinfacht oder Projektmanagement Software genutzt werden.
Projektmanagement in kleinen Unternehmen
Typischerweise ist die Herangehensweise von großen und kleinen Unternehmen relativ ähnlich. Bei beiden Formen müssen Arbeitsprozesse und Pläne ausgearbeitet werden, die anschließend systematisch angegangen werden können. Die einzelnen Arbeitsbereiche werden im Team aufgeteilt und es wird versucht, sowie wenig wie möglich Zeit und Ressourcen zu verlieren. Dabei müssen die vorhandenen Ressourcen so optimal wie möglich ausgenutzt werden.
Während größere Unternehmen normalerweise einen größeren Handlungsspielraum mehr Raum für Fehler haben, müssen kleine Unternehmen bei großen Projekten besonders effizient arbeiten. Daher ist eine sorgfältige Planung und Ausarbeitung der einzelnen Prozesse umso wichtiger. Kleinere Unternehmen dürfen sich kaum Fehler bei der Ressourcenverteilung erlauben, da sonst ein Großprojekt ins Stocken geraten kann.
Ein anderer unterschied ist, dass kleinere Unternehmen oft nichts mit modernen Tools und Werkzeugen ausgestattet sind, die größere Unternehmen aufgrund ihrer Komplexität verwenden. Viele kleinere Unternehmen haben oft noch den Geist eines Improvisators, der Herausforderungen spontan und kreativ angeht. Größere Unternehmen hingegen haben feste Abläufe und lassen wenig Raum für Kreativität, um effizient arbeiten zu können.
Wenn also kleinere Unternehmen große Projekte angehen müssen, müssen sie in vielerlei Hinsicht wie ihre größeren Konkurrenten arbeiten. Dazu können wichtige Software-Lösungen für das Projektmanagement nützlich sein. Diese stellen sicher, dass Arbeitsprozesse nicht im Chaos versinken und geregelte Abläufe haben. Projekte müssen so effizient wie möglich gemanagt werden.
Struktur - Der Freund von großen Projekten
Wer es mit großen Projekten zu tun hat, benötigt mehr Struktur innerhalb der Arbeitsprozesse und des Projektmanagements. Alles muss in geordneten Bahnen verlaufen, damit alle Mitarbeiter wissen, welche Aufgabe sie zu erfüllen haben. Gleichzeitig müssen sie aber auch Rücksicht auf die Arbeitsprozess von anderen Mitarbeiter nehmen. Zeiten und Ressourcen sollten dabei auch nicht aus den Augen verloren werden.
Moderne Software macht dies heutzutage glücklicherweise möglich und springt selbst den finanziellen Rahmen von kleineren Unternehmen nicht. Eine Software für Projektmanagement sorgt dafür, dass komplexe Projekte übersichtlicher werden und Mitarbeiter gelassen und effizient arbeiten können. Außerdem dokumentiert es alle Kommunikation und Arbeitsprozesse, sodass kritische Fehler im Prozess ausgemerzt werden können. Letztlich steigert sich dadurch die Effizienz im Unternehmen.
Selbstbewusst an große Projekte herangehen
Die meisten Tools und Apps für das Projektmanagement sind sehr Nutzer freundlich. Einmal eingesetzt, werden Kommunikationsprozesse auf Anhieb effizienter und erspart wertvolle Zeit, beispielsweise in der Dokumentation der Prozesse. Mit ein wenig Erfahrung und Optimierung der Herangehensweise kann die Software so eingesetzt werden, so das die Produktivität oftmals verdoppelt werden kann. Wer in der Lage ist, Informationen mit Mitarbeitern zu teilen, Dienstpläne zu erstellen, Ressourcen zu verteilen und Kosten gleichzeitig im Auge zu behalten, ist viel einfacher in der Lage, große Projekte mit Bravour zu meistern.
Je strukturierter und vereinfachter die Arbeitsweise dabei ist, desto mehr kann aus einer Projektmanagement-Software herausgeholt werden, um effizienter zu arbeiten. Das sorgt nicht nur für eine höhere Produktivität, sondern verbessert auch die Arbeitsatmosphäre im Team und sorgt dadurch für eine angenehmere Arbeitsatmosphäre. Eine entsprechende Software kann also letztlich viel mehr leisten als das, wofür sie eingesetzt wurde.