Wie du dein Meeting-Design “social distancing-fit” machst! – Meeting Routine der Zukunft
Eine Keynote folgt der nächsten, dann 30 Minuten Pause – dieses Format ist schon lange tot. Gleichgültig ob unsere Gesellschaft von einer Krise betroffen ist oder nicht. Corona hat unsere tagtäglichen Gewohnheiten komplett auf den Kopf gestellt. Die aktuelle Krise führt zu tiefgreifenden Veränderungen in allen Sektoren und so wird auch der Trend der virtuellen Meetings verstärkt. Die Besonderheiten eines solchen Zusammentreffens werden in folgendem Blogbeitrag beleuchtet.
Die Wichtigkeit der sozialen Kontakte innerhalb und außerhalb des Arbeitsplatzes sind mittlerweile jedem bekannt. Unternehmen setzen nun auch nach dem Lock-down vermehrt auf Homeoffice. Doch nichts ersetzt ein menschliches Treffen zu 100%. Die Empathie, ein aufbauendes Schulterklopfen. – all das sind Dinge, die virtuell nicht durchführbar sind.
Virtuelles Meeting-Design: Fluch oder Segen?
Einer der Hauptunterschiede zwischen realen Besprechungen und Meetings, die virtuell stattfinden, ist das eingeschränkte visuelle Geschehen. Teilnehmer sehen nur Ausschnitte der Kollegen und trotz Screensharing der Arbeitsinhalte fehlt oft der Gesamtüberblick, weshalb sich die Einarbeitung in neue Themenbereiche oft als schwierig erweist.
Auch die Koordination zwischen den Sprechenden stellt sich mit zunehmender Teilnehmerzahl als Herausforderung dar.
Positive Aspekte sind in Zeiten wie diesen, ganz klar, der kontaktlose Umgang mit seinen Kollegen und die unkomplizierte Teilnahme an Besprechungen von unterschiedlichsten Orten aus.
Es gibt jedoch einige Punkte, die man bei Meetings im virtuellen Raum beachten sollte, um auch in Zukunft einen problemlosen Ablauf zu gewährleisten und diese Form der Meetings zum Alltag werden zu lassen.
Meeting Design/Location
Zoom und Teams sind die Spitzenreiter, wenn es um die Auswahl der Plattform geht. Die Seiten punkten durch leichte Bedienbarkeit und werden mittlerweile von unzähligen Firmen aber auch Privatpersonen genutzt.
Wer seinen Meetings etwas mehr Pep verleihen möchte, kann dies auch durch die Hilfe von VR-Brillen tun. Dort ist es möglich, sich in fiktiven Räumen zu treffen und zu unterhalten. Bei Fragen rund um diese Tools stehen die Mitarbeiter von KESCH digital gerne zur Verfügung.
Eine weitere Möglichkeit, Meetings kontaktlos abzuhalten, ist ‚Spatial‘. Hier ist es möglich, sich selbst und Dinge, die man teilen möchte, in einen virtuellen Raum zu verlegen. Dieses Video fasst die Details über Spatial kurz zusammen, um einen beeindruckenden Einblick in die Welt der Zukunft zu erhalten.
Ein reibungsloser Ablauf ist garantiert, wenn..
- …die Teilnehmerzahl begrenzt ist.
Meetings in kleinerem Kreis erweisen sich als effektiver, als jene, die eine Vielzahl an Personen beinhalten.
- …Terminvorschläge ausgeschickt werden.
Wer kennt es nicht? – Es wird schnell etwas vereinbart und im nächsten Moment ist es wieder vergessen. Durch das Versenden von Meeting-Terminen per Mail gehört dieses Problem der Vergangenheit an. Das spart Zeit und Nerven.
- …die Videofunktion aktiviert ist.
Um trotzdem die sozialen Aspekte nicht zu verlieren, ist es ratsam, die Kamera bei Meetings einzuschalten um immerhin Mimik und Gestik der Kollegen sehen zu können.
- …Respekt herrscht und die Gespräche koordiniert werden.
Gesprächskoordination? – Durch eine kleine Einstellung ist es möglich, das die Teilnehmer automatisches Zeichen bekommen, wann sie reden können, um in kein Durcheinander zu geraten.
Aller Anfang ist schwer, aber wenn man die oben angeführten Einzelheiten erst einmal verinnerlicht und sich an das virtuelle Format gewöhnt hat, wird man feststellen, dass Meetings über digitale Räume eine gute Alternative zu persönlichen Treffen darstellen.
Wir würden uns freuen, wenn du dich auf unserem KESCH Blog auch über die anderen von uns beleuchteten Event-Trends informierst.
In diesem Sinne wünschen wir einen schönen Wochenstart und viel Erfolg bei zukünftigen, virtuellen, Meetings!
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29.06.2020
Thomas Kenyeri
CVO – Chief Visionary Officer
Magdalena Brachmayer
Social Media Intern